Lịch kỹ thuật số là một công cụ tuyệt vời để tổ chức cuộc sống cá nhân và công việc, nhưng không ít lần chúng ta dễ dàng biến chúng thành một hệ thống quá phức tạp, dẫn đến sự quá tải và mất kiểm soát. Sau nhiều năm thử nghiệm và tinh chỉnh các phương pháp quản lý, tôi đã tìm ra cách tận dụng tối đa những công cụ này, biến chúng thành trợ thủ đắc lực giúp nâng cao năng suất và duy trì sự cân bằng.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ 6 mẹo đã giúp tôi tối ưu lịch kỹ thuật số của mình, giúp mọi thứ trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn, đồng thời mang lại hiệu quả bất ngờ trong việc sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân. Đây là những kinh nghiệm thực tế, được đúc kết từ quá trình sử dụng và tinh chỉnh liên tục, hy vọng sẽ hữu ích cho bạn.
1. Tách Biệt Lịch Cá Nhân và Lịch Công Việc
Đối với tôi, việc giữ cho các hệ thống được xác định rõ ràng là chìa khóa; khoảnh khắc các ranh giới bị chồng chéo, tôi nhanh chóng cảm thấy choáng ngợp. Không gian kỹ thuật số của tôi là một phần quan trọng trong nguyên tắc này, đặc biệt khi nói đến lịch làm việc.
Cách dễ nhất mà tôi tìm thấy để giữ cho thiết lập lịch kỹ thuật số của mình được tổ chức là có các lịch cá nhân và công việc riêng biệt. Tôi giữ lịch cá nhân trên điện thoại thông minh của mình; đối với việc này, tôi chỉ sử dụng Apple Calendar. Đây là ứng dụng yêu thích của tôi và đồng bộ tốt với các ứng dụng khác.
Tạo sự kiện mới trong ứng dụng Lịch Apple trên iPhone.
Trong khi đó, trên máy tính, tôi sử dụng Google Calendar. Tôi chủ yếu sử dụng công cụ này cho công việc tự do của mình và để theo dõi các cuộc họp. Để giúp tôi làm việc hiệu quả hơn nữa, tôi tận dụng nhiều thủ thuật Google Calendar để tăng cường năng suất.
Máy tính bảng iPad của tôi cũng có Google Calendar, nhưng tôi đăng nhập bằng một tài khoản Google khác. Tôi chủ yếu sử dụng lịch này cho các dự án sáng tạo riêng biệt, không liên quan đến công việc chuyên môn.
2. Đồng Bộ Hóa Các Sự Kiện Quan Trọng
Công việc hành chính luôn là điều khiến tôi chệch hướng nhiều nhất. Tôi ghét cảm giác liên tục phải bổ sung hệ thống và thêm các sự kiện thủ công, điều này đã khiến tôi từ bỏ việc sử dụng lịch kỹ thuật số trong một thời gian dài. Tuy nhiên, bây giờ, việc tự động hóa hầu hết quá trình này đã dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bên cạnh các ứng dụng lịch hỗ trợ AI như Motion, tính năng gợi ý của Siri giúp dễ dàng đồng bộ các sự kiện trong Apple Calendar. Siri đồng bộ với hầu hết các ứng dụng của tôi, chẳng hạn như ứng dụng tôi sử dụng cho phòng tập gym, để tìm và tự động thêm những thứ quan trọng vào lịch của tôi. Tôi cũng có thể xem các sự kiện tiềm năng để thêm từ hộp thư đến của mình.
Giao diện ứng dụng Lịch Apple hiển thị các sự kiện đã đồng bộ.
Google Calendar cũng có thể đồng bộ các sự kiện từ Gmail. Tôi thỉnh thoảng tận dụng tính năng này, nhưng không nhiều như với tài khoản Apple Calendar cá nhân của mình. Cũng có thể ngăn Gmail tạo các sự kiện Google Calendar không mong muốn nếu cần.
3. Thay Đổi Chế Độ Xem Lịch Theo Sở Thích
Mặc dù tôi đã thực hiện một vài thay đổi đáng kể đối với thiết lập lịch kỹ thuật số của mình để duy trì sự ngăn nắp, nhưng một số khác biệt lớn nhất lại đến từ những điều chỉnh nhỏ hơn. Ví dụ, việc thay đổi chế độ xem lịch để phù hợp với sở thích của tôi là một cách đơn giản để tổ chức cuộc sống hàng ngày tốt hơn.
Trong Google Calendar, tôi thích có chế độ xem cả tuần. Vì tôi sử dụng ứng dụng trên màn hình rộng hơn, chế độ xem này cho phép tôi hiểu rõ hơn các nhiệm vụ của mình và cũng không cảm thấy choáng ngợp. Việc này cũng giúp tôi lập kế hoạch hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.
Ví dụ về cách time-blocking thời gian cho các tác vụ chuyên sâu trên lịch kỹ thuật số.
Trong khi đó, trên điện thoại thông minh, tôi lại sử dụng chế độ xem theo ngày. Tôi không thích xem toàn bộ tuần trên màn hình nhỏ hơn vì nó cảm thấy quá lộn xộn. Để đảm bảo tôi luôn biết điều gì sắp xảy ra, tôi cũng thiết lập một widget nơi tôi có thể xem sự kiện tiếp theo của mình.
4. Chỉ Time-Blocking Các Tác Vụ Lớn Nhất
Mặc dù đã cố gắng trong một thời gian, nhưng time-blocking không hiệu quả với tôi khi tôi vạch ra toàn bộ ngày của mình. Tuy nhiên, việc có một số hướng dẫn là điều khôn ngoan. Mặc dù tôi luôn có sẵn danh sách việc cần làm, tôi nhận thấy rằng việc time-blocking các tác vụ lớn nhất cũng có thể giúp ích.
Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả khi tôi time-block các tác vụ định kỳ. Ví dụ, tôi ngồi xuống vào cùng một thời điểm mỗi ngày để thực hiện công việc chuyên sâu của mình. Lên lịch các tác vụ mà tôi có thể quên, chẳng hạn như các nhiệm vụ pitching, cũng rất hữu ích.
Tôi sử dụng hình thức time-blocking nhẹ này cho công việc chuyên nghiệp nhiều hơn là các dự án cá nhân.
5. Giảm Thiểu Số Lượng Lịch Đã Tạo
Mặc dù tôi có nhiều ứng dụng lịch, tôi cố gắng loại bỏ càng nhiều sự lộn xộn khỏi chúng càng tốt. Để làm được điều này, tôi giảm thiểu số lượng lịch mà tôi tạo. Mặc dù tôi có thể theo dõi sinh nhật, ngày lễ và các chủ đề tôi tạo, tôi thà không nhìn thấy mọi thứ cùng một lúc.
Thay vì đánh dấu chọn tất cả, tôi chỉ chọn hộp bên cạnh các lịch mà tôi hiện đang quan tâm. Nếu sau này tôi muốn xem một cái gì đó khác, tôi có thể chọn nhanh lịch đó và sau đó bỏ chọn lại sau khi đã thu thập thông tin cần thiết.
6. Tùy Chỉnh Các Sự Kiện Hiển Thị
Ngoài việc tùy chỉnh các lịch của mình, tôi cũng chọn các sự kiện mà tôi muốn xem. Ngay khi một sự kiện nào đó không còn phù hợp với tôi, tôi sẽ xóa tất cả các sự kiện – cả trong quá khứ và tương lai – khỏi lịch của mình để chúng không còn làm vướng bận.
Nếu tôi muốn giữ lại những sự kiện đó để tham khảo, tôi có thể đánh dấu chúng bằng màu tối hơn trong Google Calendar để phân biệt rõ ràng với các sự kiện khác. Hơn nữa, tôi bỏ chọn ô “Show Declined Events” để những sự kiện bị từ chối này không làm lộn xộn không gian của tôi.
Lịch kỹ thuật số là một cách mạnh mẽ để duy trì sự ngăn nắp, nhưng việc xây dựng một hệ thống đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận về cách tận dụng chúng. Tôi đã cố tình chọn các tài khoản khác nhau cho lịch cá nhân và công việc, cùng với việc sử dụng các tính năng tự động hóa như đồng bộ hóa sự kiện. Hệ thống này đã hoạt động rất tốt với tôi cho đến nay.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách quản lý lịch kỹ thuật số hiệu quả và đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác!
