Trong hành trình không ngừng tìm kiếm sự tối ưu và hiệu quả, cộng đồng công nghệ Việt Nam nói riêng và người dùng toàn cầu nói chung luôn bị hấp dẫn bởi những “hack” năng suất đang thịnh hành. Từ kỹ thuật Pomodoro kinh điển đến việc xây dựng “bộ não thứ hai” phức tạp, các phương pháp này hứa hẹn một cuộc sống làm việc hiệu quả hơn, ít căng thẳng hơn. Tuy nhiên, sau nhiều thử nghiệm thực tế với vai trò là một chuyên gia công nghệ, tôi nhận ra rằng không phải mọi phương pháp đều mang lại hiệu quả như mong đợi. Thậm chí, một số chỉ phù hợp để bán sách hơn là cải thiện cuộc sống hàng ngày. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân về 7 phương pháp năng suất phổ biến mà tôi đã thử nghiệm và nhận thấy chúng không hoàn toàn phù hợp với mọi người, đặc biệt là những người làm việc trong môi trường năng động như công nghệ.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Sự Cứng Nhắc Phản Tác Dụng
Là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian được nhiều người biết đến và khuyến khích, Time-blocking (khối thời gian) là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Tuy nhiên, thẳng thắn mà nói, nó là một thất bại hoàn toàn. Tôi nhanh chóng đối mặt với những nhược điểm của việc duy trì một lịch trình quá cứng nhắc, điển hình là cảm giác liên tục bị choáng ngợp và áp lực. Mọi thứ dường như phải diễn ra hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút, toàn bộ lịch trình sẽ bị ảnh hưởng và gây ra sự tồn đọng công việc.
Lịch biểu minh họa phương pháp Time-Blocking để quản lý thời gian hiệu quả
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing (hộp thời gian), một kỹ thuật tương tự nhưng linh hoạt hơn. Thay vì chặn thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù có phần cải thiện, nhưng tôi vẫn không thích cảm giác bị bó buộc theo cách này. Mặc dù hiện tại tôi vẫn làm việc với số giờ tương đối cố định mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn rất nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn trong công việc.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Nhịp Độ Quá Nhanh Dễ Gây Gián Đoạn
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm việc làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Tôi vốn cần những khoảng nghỉ giữa giờ để tránh việc dán mắt vào máy tính hàng giờ liền, dẫn đến mất tập trung và giảm năng suất về sau. Tuy nhiên, Pomodoro không hoạt động hiệu quả theo cách thông thường đối với tôi.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút, theo ý kiến cá nhân, không đủ thời gian để hoàn thành một khối lượng công việc có ý nghĩa. Đến lúc tôi bắt đầu nhập tâm vào một nhiệm vụ, thì cũng là lúc tôi cần dừng lại. Bản chất “dừng-khởi động” liên tục này quá sức chịu đựng của tôi và chỉ khiến tôi cảm thấy khó chịu, đứt mạch suy nghĩ. Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó, tôi tự đặt ra quy tắc nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc sau khi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc trong mỗi phiên — đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Sự Phức Tạp Không Cần Thiết
Cách đây vài năm, khi tôi đang ở đỉnh điểm của hành trình tối ưu năng suất, tôi đã khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp xây dựng bộ não thứ hai lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy bị choáng ngợp bởi lượng thông tin và phương pháp quá lớn, và thậm chí còn không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi đã thử một số ứng dụng được thiết kế để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi đã bắt gặp meme “Just Use Apple Notes” (Chỉ cần dùng Apple Notes), điều này thực sự tóm gọn cảm giác của tôi vào thời điểm đó. Thành thật mà nói, tôi nghĩ rằng việc xây dựng một bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật nào đó. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. Ăn Ếch (Eating the Frog): Không Luôn Hiệu Quả Với Nhiệm Vụ Khó Nhằn
Kỹ thuật “Ăn ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày đầu tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng cố gắng áp dụng “ăn ếch” liên tục, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn ếch” chỉ hiệu quả nếu đó là một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một nhiệm vụ nào đó, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác trước và gạch nó ra khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó hơn mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố ý đặt ít việc hơn vào danh sách của mình; nếu mỗi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng bị kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Phân Loại Quá Mức Dẫn Đến Trì Hoãn
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền và Loại bỏ. Mặc dù khái niệm này rất hay, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để phân vân xem nhiệm vụ nên được đặt vào đâu và sau đó lại hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó là một cách khác để trì hoãn.
Giao diện ứng dụng Todoist hiển thị cài đặt mức độ ưu tiên công việc, liên quan đến Ma trận Eisenhower
Cũng giống như “ăn ếch”, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định những nhiệm vụ cố định sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, với tư cách là một người làm việc tự do, những gì thực sự thúc đẩy sự phát triển của tôi là viết, chỉnh sửa, gửi ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “nice-to-have” (có thì tốt) chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch To-Do List Cả Tuần: Thiếu Linh Hoạt Gây Căng Thẳng
Tôi từng trải qua một giai đoạn mà tôi lên kế hoạch cho toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần của mình trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận ra rằng việc lên kế hoạch cả tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại và sổ tay với danh sách công việc cần làm, minh họa việc lập kế hoạch tuần
Vì là một người làm việc tự do, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng liên tục. Tôi nên lưu ý rằng tôi hoàn toàn có thể thấy lợi ích của việc lên kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần phải quyết định xem mình có thuộc các danh mục đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Một Hình Thức Trì Hoãn Ngụy Trang
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nhưng nó lại mang lại rất ít cải thiện cho cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải tôi muốn tự phụ, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Triage mang lại chỉ là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm được bất kỳ thời gian nào. Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản là đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ, như TickTick và Todoist, cho phép bạn làm điều này.
Lời Kết: Hành Trình Tìm Kiếm Năng Suất Cá Nhân
Hành trình tối ưu năng suất là một quá trình liên tục thử nghiệm và điều chỉnh. Mặc dù tôi đã tìm thấy thành công với một số phương pháp nhất định, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho những chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Điều quan trọng là không ngừng khám phá và thử nghiệm nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để tìm ra những gì thực sự phù hợp nhất với phong cách làm việc và cuộc sống của bạn. Đừng ngại thay đổi và thích nghi, bởi sự linh hoạt chính là chìa khóa để đạt được hiệu suất bền vững và sự cân bằng trong cuộc sống. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những phương pháp năng suất bạn đã thử nghiệm và những gì đã hiệu quả (hoặc không hiệu quả) với bạn trong phần bình luận bên dưới!
