Các công cụ sắp xếp không chỉ giúp bạn theo dõi công việc mà còn có thể thay đổi cách bạn quản lý cuộc sống. Với Notion, một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ, việc sắp xếp mọi khía cạnh từ công việc đến tài chính cá nhân trở nên vô cùng dễ dàng và hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết chuyên sâu, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của Notion để quản lý thông tin, nhiệm vụ và dự án một cách khoa học, đồng bộ, đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới.
1. Sử Dụng Các Trang Riêng Biệt Cho Mọi Thứ Cần Sắp Xếp
Quy tắc đầu tiên để tổ chức hiệu quả bất cứ điều gì trong Notion là phân chia các mục thành các trang riêng biệt. Tôi có các trang riêng cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó là các trang lồng nhau bên trong để phân loại các nhiệm vụ khác nhau.
Chẳng hạn, tôi có một trang riêng biệt dành cho việc hoạch định tài chính, bao gồm các trang con chuyên biệt để theo dõi thu nhập, chi phí, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường xuyên có nhiều luồng công việc diễn ra đồng thời. Việc có các trang chuyên dụng cho phép tôi theo dõi từng loại công việc một cách riêng biệt và có hệ thống.
Giao diện Notion hiển thị cấu trúc các trang lồng nhau để tổ chức thông tin hiệu quả
Trong các tình huống lặp đi lặp lại như lên kế hoạch ngân sách hàng tháng, cấu trúc này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải dò tìm qua các bản sao kê ngân hàng cồng kềnh, email, tin nhắn và các bảng tính Excel để theo dõi các khoản tiền lớn, tôi có thể tổ chức tất cả một cách gọn gàng trong các trang Notion.
Bạn không nhất thiết phải tuân thủ nghiêm ngặt cách làm này, bởi Notion hoàn toàn có khả năng theo dõi nhiều loại thông tin khác nhau trên một trang duy nhất. Tuy nhiên, việc có cấu trúc phân cấp trang lồng nhau giúp tôi tìm thấy chính xác những gì mình đang tìm kiếm mà không phải cuộn qua hàng loạt thông tin không liên quan.
2. Tận Dụng Checklist Để Ghi Nhanh Các Danh Sách
Khối “To-do list” (Danh sách việc cần làm) trong Notion cho phép bạn tạo các checklist có thể bật/tắt (toggleable) để ghi nhanh các danh sách nhiệm vụ. Một danh sách việc cần làm thường là bước đầu tiên bất cứ khi nào tôi cần bắt đầu theo dõi một điều gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các ô đánh dấu (checkboxes) của Notion được xử lý giống như các danh sách gạch đầu dòng (bulleted lists), vì vậy bạn có thể có các checklist lồng nhau (hoặc các gạch đầu dòng lồng nhau) trong mỗi mục. Sử dụng phương pháp này, tôi có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình và bất kỳ yêu cầu, bước, hoặc nhiệm vụ phụ nào trong đó một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc (reminders), nghĩa là nếu bạn sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng quản lý việc cần làm của mình bằng Notion.
Một trang Notion với các checklist và mục công việc được tích hợp, minh họa cách sử dụng danh sách kiểm tra hiệu quả
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một dạng checklist nào đó. Ngoài việc theo dõi các mục công việc hàng ngày, tôi sử dụng các checklist này cho mọi thứ, từ mua sắm tạp hóa, theo dõi sách cần đọc, cho đến việc ghi nhận tiến độ thiết lập văn phòng mới.
Một tính năng bạn có thể sẽ bỏ lỡ so với một ứng dụng quản lý việc cần làm chuyên dụng là khả năng ghim một tiện ích (widget) hiển thị danh sách nhiệm vụ của bạn lên màn hình chính của điện thoại. Notion có các widget trên Android, và tiện ích trang (page widget) sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang chứa danh sách của mình. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp một tiện ích cho phép bạn đánh dấu hoàn thành hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) – Trái Tim Của Việc Quản Lý Công Việc Và Dự Án
Tôi sử dụng các cơ sở dữ liệu Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính (properties) riêng lẻ, sử dụng công thức (formulas) và hỗ trợ các tự động hóa (automations) để đơn giản hóa công việc. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng của bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức một lượng lớn thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh (custom views) cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “relation” của Notion cũng sẽ xử lý điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc việc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên khó khăn, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà bạn có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Ví dụ về cơ sở dữ liệu Notion được thiết lập để theo dõi chi tiêu cá nhân, minh họa tính năng quản lý dữ liệu mạnh mẽ của Notion
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn thêm các thuộc tính cơ sở dữ liệu khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm bất cứ thứ gì từ văn bản đơn giản và số đến công thức và nút (buttons) chạy các tự động hóa cụ thể chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để dễ dàng lưu trữ.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động kéo các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể theo từng bài viết và các thuộc tính theo dõi của riêng mình để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ trên các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần “My tasks” (Nhiệm vụ của tôi) trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu nhiệm vụ phải có thuộc tính “Status” (Trạng thái), “Assignee” (Người được giao) và “Due date” (Ngày đáo hạn), vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn phải nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus trở lên để sử dụng cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion tự nó đã được bù đắp mỗi tháng.
4. Sử Dụng Màu Sắc Để Thể Hiện Trạng Thái Nhiệm Vụ Trong Văn Bản
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu chữ. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để thể hiện trạng thái của nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng. Sau khi tôi đã có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi đã tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để biểu thị tiến độ của từng ý tưởng.
Menu tùy chọn màu sắc văn bản và nền trong Notion, giúp người dùng đánh dấu trạng thái nhiệm vụ và thông tin quan trọng
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết rằng một biên tập viên đang xem xét chúng, các nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận, và các nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Một khi tôi đã viết xong một bài báo, tôi có thể đơn giản đánh dấu ô việc cần làm và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản được tô màu trong danh sách việc cần làm có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
5. Tích Hợp Google Calendar Và Google Sheets Để Mở Rộng Sức Mạnh Của Notion
Dù Notion là một công cụ đa năng đến mấy, nó cũng không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp của bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp của Notion giúp nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích các cơ sở dữ liệu Notion, nhưng các công thức Notion không hoạt động theo cách mà các công thức trong Excel hoặc Google Sheets hoạt động. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng cách sử dụng khối “Embed” (Nhúng). Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng ngay trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets.
Trang tính Google Sheets được nhúng trực tiếp vào Notion, cho phép tích hợp dữ liệu và công thức từ bên ngoài
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi đã hoàn toàn chìm sâu vào hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không mấy thiết thực đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét mức độ đơn giản để thiết lập nó. Bạn sẽ cần dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi đã làm chủ được, bạn sẽ kiểm soát mọi thứ, từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn có thể đã quên. Hãy bắt đầu khám phá và chia sẻ trải nghiệm tổ chức của bạn với Notion ngay hôm nay!
