Trong nhiều năm, tôi đã thực hiện đa nhiệm như một người tung hứng trong rạp xiếc đang đi trên dây. Tôi nghĩ rằng mình đang hoàn thành rất nhiều việc, cho đến khi một cảm giác “sương mù” trong tâm trí buộc tôi phải xem xét lại các phương pháp của mình. Tôi bắt đầu thử nghiệm đơn nhiệm (monotasking) – tập trung vào một việc tại một thời điểm – và mọi thứ đã thay đổi.
Sự Thật Đằng Sau Thói Quen Đa Nhiệm (Và Tại Sao Tôi Cần Thay Đổi)
Trong nhiều năm, tôi đã tin rằng đa nhiệm là giải pháp cho nỗi sợ hãi về năng suất kém hiệu quả. Là một biên tập viên chuyên sâu về công nghệ, tôi thường xuyên mở hàng tá tab trình duyệt cho email, các bài báo cần nghiên cứu và công cụ tìm kiếm. Tôi vừa viết bài vừa xem video trên YouTube. Tôi vừa trả lời tin nhắn Slack giữa cuộc gọi WhatsApp. Cảm giác như tôi đang tận dụng tối đa từng phút. Nhưng thực tế, tôi chỉ đang quay cuồng vô ích. Tôi cũng đã từng tìm cách để đa nhiệm hiệu quả hơn khi làm việc trực tuyến.
Điều cuối cùng đã thôi thúc tôi thay đổi là sự kiệt sức (burnout). Tôi làm việc nhiều giờ nhưng hiệu suất không hề được cải thiện. Thậm chí, cảm giác mọi thứ còn trở nên lộn xộn hơn. Tôi không thể nhớ những điều mình vừa đọc vài phút trước. Tôi chật vật để hoàn thành các nhiệm vụ mà không bị phân tâm. Tệ nhất là tôi luôn trong trạng thái “trực tuyến” nhưng hiếm khi thực sự tập trung. Nỗi sợ hãi thứ hai của tôi là suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu tìm hiểu sâu hơn về các nghiên cứu và phát hiện ra một điều khiến tôi bừng tỉnh: chúng ta không thực sự đa nhiệm. Bộ não của chúng ta chỉ chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – sự chú ý giảm sút, hiệu suất chậm hơn và mệt mỏi tinh thần gia tăng. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: đơn nhiệm.
Đơn Nhiệm (Monotasking) Trở Thành “Bí Quyết” Tăng Năng Suất Yêu Thích Của Tôi
Tôi không thực hiện một sự thay đổi quyết liệt ngay lập tức. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen để sửa chữa: nghe các video hướng dẫn trên YouTube trong khi viết bài cho công việc. Điều này nghe có vẻ vô hại – tiếng ồn nền trong khi tôi gõ máy. Nhưng thực tế, tôi không tiếp thu được nội dung video cũng như không viết bài tốt. Các câu văn của tôi thường lủng củng, và tôi thường phải xem lại cùng một video sau đó vì tôi không ghi nhớ được gì.
Bây giờ, tôi sắp xếp thời gian cụ thể cho cả hai việc. Khi tôi viết bài, chỉ có tôi và tài liệu. Khi tôi muốn học hỏi từ một video, tôi dành toàn bộ sự chú ý của mình – đeo tai nghe, mở sổ ghi chú. Tôi đã cắt giảm thời gian viết bài gần 30% và cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video.
Tôi viết toàn màn hình trên Microsoft Word với Chế độ Tập trung (Focus Mode) hoặc sử dụng Typora, điều này giúp tôi tập trung tốt hơn.
Chế độ tập trung (Focus Mode) của Microsoft Word hỗ trợ làm việc đơn nhiệm hiệu quả
Dưới đây là hai ví dụ khác cho thấy công nghệ đã từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện tại.
Thí Nghiệm 1: Chuyển Đổi Giữa Các Ứng Dụng Khi Lên Kế Hoạch Tuần
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục nhảy qua lại giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần làm việc của mình. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi các ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lên kế hoạch cho tuần của mình chỉ sử dụng một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở chúng từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lại lịch của mình. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để xem mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không còn thao tác Alt-Tab. Không còn bị phân tâm. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh hơn, rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất cứ điều gì.
Thiết lập làm việc đơn nhiệm hiệu quả với Google Calendar, Notion và Apple Reminders
Hãy thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Focus Mode trên macOS và đồng bộ chúng với các thiết bị Apple khác để tắt tiếng thông báo trong khi bạn lên kế hoạch hoặc làm việc.
Thí Nghiệm 2: Kiểm Tra Email Trong Cuộc Họp Video
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường mở hộp thư đến. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người nhắc lại.
Bây giờ: Tôi chuyển sang chế độ toàn màn hình với cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng biệt đã tắt thông báo. Tôi chỉ xem email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và phản hồi chu đáo hơn.
Tắt thông báo trong trình duyệt Chrome giúp làm việc đơn nhiệm, chống phân tâm
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Show email notifications” (Hiển thị thông báo email) trong các cuộc gọi. Đừng sử dụng chế độ Hình trong hình (Picture-in-Picture) để giữ tab cuộc họp ở trên cùng các tab khác. Việc loại bỏ dù chỉ một phần nhỏ sự phân tâm cũng giúp ích nhiều hơn bạn mong đợi.
Đơn Nhiệm Thay Đổi Bộ Não (Và Cuộc Sống) Của Tôi Như Thế Nào
Sau vài tuần, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những thứ mình vừa đọc. Tôi làm ít việc hơn cùng một lúc nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Sự tập trung sâu sắc là cần thiết cho công việc chuyên sâu (deep work). Cho dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, cảm giác được “nhập tâm” đã trở nên gây nghiện. Nhưng giống như mọi thứ, nó cần thời gian để trở thành một thói quen.
Cũng có những hạn chế. Đơn nhiệm không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số nhiệm vụ, như gấp quần áo, có thể kết hợp tốt với những việc khác (nghe nhạc) mà không đòi hỏi nhiều về nhận thức. Nhưng thách thức lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã “tái lập” bộ não của tôi để khao khát ảo ảnh về năng suất đó. Ban đầu, đơn nhiệm mang lại cảm giác buồn chán kỳ lạ. Nhưng tôi đã kiên trì, và sự buồn chán đó cuối cùng đã biến thành sự bình tĩnh.
Cuộc tranh luận giữa đơn nhiệm và đa nhiệm không phải là mới. Nhưng bạn phải có chủ đích hơn nếu cảm thấy chán nản với cách làm việc thứ hai. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy như mình không bao giờ hoàn thành được việc gì, hãy thử điều này: chọn chỉ một nhiệm vụ, đặt hẹn giờ 25 phút và không làm gì khác. Chống lại sự thôi thúc. Chỉ vậy thôi. Thí nghiệm nhỏ này có thể mang lại bất ngờ lớn cho bạn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ, không phải để làm hại. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey hoặc thậm chí là Thời gian sử dụng (Screen Time) trên iOS có thể chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hiện đa nhiệm một chút, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự lại. Ví dụ, nhóm các email, việc vặt hoặc cuộc họp của bạn lại để bộ não của bạn không phải liên tục chuyển đổi.
