Trong nhiều năm, danh sách công việc (To-Do List) là “phao cứu sinh” không thể thiếu đối với tôi. Tuy nhiên, theo thời gian, công cụ này dần trở thành một nguồn cơn của sự căng thẳng hơn là một trợ thủ đắc lực. Một danh sách dài dằng dặc các nhiệm vụ chưa hoàn thành cứ treo lơ lửng, khiến tôi cảm thấy lạc lối và choáng ngợp. Chính vào khoảnh khắc đó, tôi nhận ra đã đến lúc phải thay đổi triệt để phương pháp quản lý công việc và tìm kiếm một bí quyết tăng năng suất hiệu quả hơn.
Vấn Đề Tiềm Ẩn Với Các To-Do List Truyền Thống
Thoạt đầu, tôi không hề nhận ra những vấn đề cố hữu và kéo dài mà các To-Do List truyền thống đang gây ra. Nhưng sau một thời gian dài sử dụng, tôi dần nhìn thấy những khuyết điểm nghiêm trọng trong phương pháp mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) vẫn đang áp dụng. Dưới đây là những điểm cốt lõi gây nên sự bất hiệu quả và căng thẳng:
Danh sách công việc (To-Do List) truyền thống với rất nhiều mục công việc chưa hoàn thành, gây cảm giác quá tải và căng thẳng.
Độ Dài Áp Đảo Và Cảm Giác Bất Lực
Các To-Do List dường như có một khả năng “tiềm ẩn” đáng sợ: chúng cứ dài ra mãi không ngừng, cho đến khi trở thành một khối lượng khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách công việc của tôi, được lập vào cuối mỗi ngày và lưu trong Google Docs, thường dài vài trang giấy – ngày nào cũng vậy! Điều bắt đầu chỉ là vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng biến thành một “quả cầu tuyết” và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị vùi lấp dưới một “trận tuyết lở” công việc. Ngay cả khi tôi đã sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để duy trì sự tổ chức, tôi vẫn liên tục cảm thấy lạc lõng và choáng váng trước lượng việc cần làm khi nhìn thấy chúng được viết ra rõ ràng.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên Công Việc
Một trong những vấn đề tôi gặp phải nhiều nhất với To-Do List là làm thế nào để quyết định việc gì cần ưu tiên hơn. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc tranh giành sự chú ý của tôi. Nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, và việc tìm ra vị trí phù hợp cho chúng gần như là không thể. Chưa kể, thật dễ dàng để sa đà vào những “công việc bận rộn” chỉ để đánh dấu hoàn thành các mục, thay vì tập trung vào việc thực hiện chúng một cách hiệu quả và “đúng đắn” nhất.
Kỳ Vọng Phi Thực Tế Và Suy Giảm Động Lực
Một vấn đề khác phát sinh là việc tôi đặt ra quá nhiều kỳ vọng phi thực tế cho bản thân. Khi tôi thất bại trong việc hoàn thành tất cả các mục trong To-Do List, cảm giác đó giống như một sự thất bại cá nhân. Bất kể tôi đã hoàn thành được bao nhiêu việc, dường như luôn có nhiều hơn thế còn dang dở. Cảm giác thiếu hụt liên tục này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này hoàn toàn không tốt khi bạn muốn đạt được những thành tựu lớn.
Bước Ngoặt Và Quyết Định Từ Bỏ To-Do List
Tôi nhớ rõ cái ngày mà To-Do List cuối cùng đã khiến tôi cảm thấy thất vọng hơn là có năng suất. Đó là một ngày thứ Tư bình thường, tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ một cho cả ngày, với ý định hoàn thành tất cả trước khi tối đến.
To-Do List được mã hóa màu sắc, tượng trưng cho nỗ lực sắp xếp nhưng vẫn có thể gây áp lực và căng thẳng.
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi chỉ thấy mình ngày càng căng thẳng và choáng váng, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tột độ của sự bực bội đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm việc khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô thức khỏi một danh sách – mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào To-Do List truyền thống, tôi đã áp dụng thực hành “Morning Review” (Đánh giá buổi sáng). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, xoay quanh việc phản ánh về ngày hôm trước và thiết lập các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
Morning Review Là Gì Và Cách Nó Hoạt Động?
Morning Review, đối với tôi, là một phương pháp chủ động và có chủ ý để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì đã học được và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày hôm sau.
Không giống như To-Do List thông thường, thường chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, Morning Review nhấn mạnh vào ý định và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách các nhiệm vụ và công việc dường như không bao giờ kết thúc, tôi cẩn thận chọn lọc một số lượng mục tiêu có ý nghĩa hơn, những mục tiêu sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của mình.
Morning Review của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi trong suốt cả ngày và cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi giữ vững sự tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc lối trong những chi tiết nhỏ nhặt.
Tại Sao Morning Review Đã Thay Đổi Cuộc Sống Của Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy Morning Review đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Morning Review của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công tổng thể. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực và sự thúc đẩy để đối phó với đủ loại thử thách.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp đa dạng để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn. Điều có thể hiệu quả với tôi không nhất thiết phải là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ Hiệu Quả Cho Morning Review
Tôi nhận thấy rằng, giống như hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp Morning Review của tôi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Docs, giống như với To-Do List trước đây, để tổng hợp các suy nghĩ của mình. Tuy nhiên, chúng không còn là một danh sách gạch đầu dòng các việc cần làm nữa, mà là một danh sách các ưu tiên chính của tôi trong ngày. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để đảm bảo ghi lại các cuộc họp đã lên lịch, các deadline cứng và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về mức độ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó một cách phù hợp. Điều này sẽ giúp ngăn bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không nhất thiết phải truy cập laptop hoặc phải làm việc khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa của mình để nói qua mọi thứ thay vì ghi lại ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không thực sự thích chia sẻ sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Đã Từng Thử
Trước khi quyết định gắn bó với Morning Review, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (Khối thời gian) là một trong số đó. Đó là khi bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì chỉ liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt cho việc tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử áp dụng “Day-theming” (Chủ đề theo ngày), chẳng hạn như “ngày chạy việc” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng lại không thực sự hiệu quả khi có việc khẩn cấp phát sinh và làm đảo lộn lịch trình.
Kết Luận: Tìm Ra Phương Pháp Tăng Năng Suất Phù Hợp Với Bạn
Cuối cùng, dù bạn chọn gắn bó với To-Do List truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới như Morning Review, điều quan trọng nhất là tìm ra phương pháp nào thực sự phù hợp với bạn và giúp bạn duy trì sự tổ chức, động lực và tập trung. Morning Review đã trở thành một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, có thể kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một buổi Morning Review để dần làm quen với thói quen lập kế hoạch cho ngày của mình. Đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật thêm các bí quyết và công cụ giúp bạn tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày!
