Việc thành thạo các phím tắt trong Excel là một trong những kỹ năng quan trọng nhất giúp bạn nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc với bảng tính. Theo thời gian, tôi đã dần tích lũy và áp dụng các phím tắt này vào quy trình làm việc hàng ngày, và phải khẳng định rằng, một khi đã quen với chúng, bạn sẽ không bao giờ muốn quay lại cách làm việc thủ công truyền thống. Excel không chỉ là một công cụ tính toán mà còn là một nền tảng quản lý dữ liệu mạnh mẽ, và việc làm chủ các phím tắt chính là chìa khóa để khai thác tối đa sức mạnh đó, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ quý báu mỗi tuần và trở thành người dùng chuyên nghiệp hơn.
Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết 21 phím tắt Excel thiết yếu, được phân loại theo từng nhóm chức năng cụ thể, giúp bạn dễ dàng học hỏi và áp dụng ngay lập tức vào công việc. Từ việc di chuyển linh hoạt trên các bảng tính khổng lồ, chọn nhanh các vùng dữ liệu phức tạp, đến định dạng chuyên nghiệp, xử lý công thức hiệu quả hay quản lý thông tin một cách có tổ chức, những phím tắt này sẽ là trợ thủ đắc lực không thể thiếu của bạn. Hãy cùng thuthuatdidong.net khám phá và biến những thao tác nhàm chán thành công việc thú vị và nhanh chóng hơn bao giờ hết!
6 Phím tắt điều hướng giúp di chuyển nhanh trong Excel
Việc di chuyển qua lại trong các bảng tính Excel lớn đôi khi giống như một cực hình, tốn rất nhiều thời gian nếu chỉ cuộn chuột hoặc nhấp từng ô. Các phím tắt điều hướng chính là giải pháp hữu hiệu, cho phép bạn nhảy đến đúng vị trí mong muốn chỉ trong tích tắc. Mặc dù các phím mũi tên là công cụ cơ bản, đôi khi chúng có thể gặp sự cố không hoạt động đúng cách trong Excel; khi đó, bạn có thể tìm cách khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động để tiếp tục công việc suôn sẻ.
Dưới đây là bảng tổng hợp các phím tắt điều hướng quan trọng:
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến ô đầu tiên của trang tính (A1) | Ctrl + Home |
| Nhảy đến ô cuối cùng được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh của vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Đi đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu dòng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Nhảy đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Nhảy đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Những phím tắt này cực kỳ hữu ích khi bạn làm việc với các tập dữ liệu trải dài hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Đặc biệt, phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến riêng biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, giúp bạn nhanh chóng đánh giá kích thước tổng thể của tập dữ liệu.
Mẹo nhỏ: Nếu Ctrl + End đưa bạn đến xa hơn dự kiến, có thể là do bạn có các định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong những khu vực đó để khắc phục.
5 Phím tắt chọn dữ liệu giúp tăng tốc độ làm việc
Chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Các phím tắt chọn vùng dữ liệu dưới đây sẽ loại bỏ hoàn toàn nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô. Phím Shift sẽ trở thành người bạn thân thiết nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, bạn sẽ chọn được tất cả các ô giữa điểm bắt đầu và điểm đến của mình.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ dòng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ trang tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu trang tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối trang tính | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần chọn dữ liệu theo tiêu chí cụ thể hoặc áp dụng định dạng cho các phạm vi đã chọn.
Mẹo nhỏ: Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả chuột và bàn phím.
4 Phím tắt định dạng giúp bảng tính chuyên nghiệp hơn
Một bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được tiếp nhận. Việc học các phím tắt định dạng văn bản cơ bản là rất đáng giá để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một tài liệu trông chuyên nghiệp.
Áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel để bảng tính chuyên nghiệp hơn.
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc mà không cần phải tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ (Dollar) |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % (Phần trăm) |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & (Ampersand) |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ (Underscore) |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng cỡ chữ | Ctrl + Shift + > (Lớn hơn) |
| Giảm cỡ chữ | Ctrl + Shift + < (Nhỏ hơn) |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells (Ctrl + 1) là một phím tắt cực kỳ mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập vào mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác các định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô. Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nhanh chóng cho các ô khác, giúp duy trì sự nhất quán trên toàn bảng tính mà không cần điều chỉnh thủ công từng ô.
3 Phím tắt công thức giúp tối ưu hóa công việc
Hiểu được công thức Excel là gì chỉ là bước khởi đầu – biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được những lợi ích thực sự về năng suất.
Ví dụ về công thức cộng cơ bản trong Excel giúp tăng tốc độ tính toán.
Làm việc với công thức trở nên nhanh hơn nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt của việc nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = (Bằng) |
| Chỉnh sửa công thức ô hiện hành | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; (Dấu chấm phẩy) |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; (Dấu chấm phẩy) |
| Tính toán tất cả các trang tính | F9 |
| Hiện/ẩn tất cả công thức | Ctrl + `` (Dấu huyền) |
| Kéo công thức xuống (Fill Down) | Ctrl + D |
| Kéo công thức sang phải (Fill Right) | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó cho phép bạn chuyển đổi qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp yêu cầu tham chiếu hỗn hợp. Nếu bạn nhấn Ctrl + `` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ hiển thị công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp phím này một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím tắt quản lý dữ liệu giúp sắp xếp thông tin hiệu quả
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ cho dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này giúp duy trì cấu trúc một cách hiệu quả. Các phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter vào vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Find & Replace (Tìm & Thay thế) | Ctrl + H |
| Chèn một hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + (Dấu cộng) |
| Chèn một cột mới sang trái | Ctrl + Shift + + (Dấu cộng) |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + - (Dấu trừ) |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + - (Dấu trừ) |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các hàng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter (Ctrl + Shift + L) ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Find & Replace (Ctrl + H) để nhanh chóng làm sạch và sắp xếp các tập dữ liệu lộn xộn.
Lưu ý quan trọng: Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì các vùng chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Phím tắt tiết kiệm thời gian cho các thao tác cơ bản
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ nhàm chán, chiếm nhiều thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, nhưng việc thành thạo các thao tác hàng ngày này sẽ khiến việc làm việc với Excel trở nên dễ dàng.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu sổ làm việc | Ctrl + S |
| Mở một sổ làm việc mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng sổ làm việc hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác (Ctrl + Z) có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với làm lại (Ctrl + Y), bạn có thể thoải mái thử nghiệm, biết rằng mình luôn có thể quay lại. Tôi thực sự khuyên bạn nên tạo thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên trong khi làm việc. Mặc dù các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ mất công việc quan trọng trong những trường hợp bị treo máy hoặc mất điện bất ngờ.
Những phím tắt này thực sự giúp ích rất nhiều cho cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành phản xạ tự nhiên. Tôi đã bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi nhất định, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ nhanh chóng được đền đáp. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
