Mục tiêu “Inbox Zero” không đơn thuần là việc phản ứng liên tục với mọi email đến, mà là khả năng sắp xếp hợp lý quy trình làm việc với email, giành lại quyền kiểm soát hộp thư và tối đa hóa sự tập trung. Trong vai trò chuyên gia công nghệ tại thuthuatdidong.net, chúng tôi nhận thấy Microsoft Outlook là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ hỗ trợ bạn trong việc phân loại, lọc và xử lý email, từ đó duy trì một hộp thư đến gọn gàng, hướng tới hành động.
Microsoft hiện cung cấp bốn trải nghiệm Outlook chính: New Outlook, Classic Outlook, Outlook trên nền web, và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chất minh họa; điều hướng và các yếu tố trên màn hình có thể có chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Hãy cùng khám phá 6 quy tắc tự động hóa mạnh mẽ trong Outlook để biến hộp thư của bạn thành một công cụ làm việc hiệu quả, thay vì là một nguồn gây xao nhãng.
1. Chuyển Thư Tin Tức và Khuyến Mãi vào Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung sâu vào công việc và bỗng nhiên hộp thư đến “ting” một tiếng với tiêu đề bắt mắt như “Giảm giá 30% – Chỉ hôm nay!” Dù bạn không mở, nó cũng chiếm mất một phần nhỏ sự chú ý của bạn trong tích tắc. Nhân con số đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn đang phải đối mặt với một sự tiêu hao đáng kể về khả năng tập trung.
Các bản tin, cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể chứa thông tin hữu ích, nhưng chúng không khẩn cấp. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến chính của bạn, khiến việc tập trung vào các tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn.
Thiết lập quy tắc mới trong Microsoft Outlook để tự động di chuyển bản tin và khuyến mãi
Các quy tắc của Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi, từ đó di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến chính của bạn. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn tập trung vào các thông tin cần hành động.
Để thiết lập quy tắc này, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Tại trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn (ví dụ: “Lọc Tin Tức & Khuyến Mãi”).
- Tại trường số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và sau đó thêm các địa chỉ người gửi đã biết của bản tin và thư quảng cáo.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và sau đó chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, như unsubscribe, special offer, promo, ưu đãi đặc biệt, miễn phí, khuyến mãi, v.v.
- Tại trường số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện được chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó thêm thư mục mà tất cả các email này sẽ được chuyển đến (ví dụ: “Tin tức & Khuyến mãi”).
Tùy chọn, bạn cũng có thể Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu bạn muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Việc chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) là một ý tưởng hay để quy tắc được xử lý không chỉ với email đến mà còn với các tin nhắn email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất là nên kết hợp các điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và chương trình khuyến mãi khác nhau để đạt độ chính xác cao hơn.
Các email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số email đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất để dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc.
Tuy nhiên, quy tắc này đi kèm với rủi ro bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục được chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra, nó sẽ trở thành một “bãi rác” kỹ thuật số.
2. Gắn Cờ Email Từ Các Liên Hệ Quan Trọng để Xử Lý Ngay
Một số email – như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp của bạn hoặc cảnh báo lỗi trang web từ dịch vụ lưu trữ – đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập quy tắc Outlook để ưu tiên các email yêu cầu hành động ngay lập thời mà không để chúng bị lạc trong “mớ hỗn độn”.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể.
Để chỉ định điều kiện, chọn Đánh dấu với độ quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, và sau đó chỉ định độ quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal), hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định một màu danh mục, làm cho các email đó nổi bật trực quan trong hộp thư đến của bạn.
Thiết lập quy tắc gắn cờ email quan trọng trong Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được giải quyết sẽ được xếp chồng lên đầu hộp thư đến của bạn.
Không phải tất cả các email đều được tạo ra như nhau. Giao tiếp từ quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, cấp dưới trực tiếp, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên phản hồi một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá mức có thể dẫn đến “mệt mỏi cảnh báo”. Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, tính cấp bách trực quan sẽ bị pha loãng. Hãy chọn lọc và xem lại danh sách của bạn hàng quý.
3. Tự Động Lưu Trữ Email Đã Hoàn Thành Công Việc
Một khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc lưu trữ chúng thủ công có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình này!
Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi được giải quyết, bạn trả lời bằng cụm từ Đã duyệt. Một quy tắc phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể tự động di chuyển email đó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Trong môi trường làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống hỗ trợ, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Email xác nhận một nhiệm vụ đã xong hoặc một phiếu hỗ trợ đã đóng thường chỉ làm tăng sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc di chuyển các email đã xong vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Thiết lập quy tắc tự động di chuyển email đã hoàn thành trong Microsoft Outlook
Có phương pháp dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, hãy thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung như đã giải quyết, đã xong, đã hoàn thành, hoặc không cần hành động thêm và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Đã hoàn thành (Completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại thủ công và thiết lập một quy tắc để di chuyển các tin nhắn thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Khi một nhiệm vụ email đã hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến của bạn sẽ làm tăng sự lộn xộn trực quan. Việc tự động lưu trữ các email đã xong giúp duy trì sự rõ ràng trong khi vẫn giữ lại bản ghi.
Quy tắc này có thể bị lỗi nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất là sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải cảnh giác hơn một chút với quy tắc này.
4. Chuyển Hướng Email CC Sang Thư Mục Riêng
Trong môi trường làm việc, các thành viên nhóm thường CC bạn vào email để bạn nắm thông tin, hơn là yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được sao chép trong các bản cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc giữ thông tin là hữu ích, nhưng nó làm các mục công việc thực sự của bạn bị chìm dưới một biển thông tin phụ.
Để giữ các email này tách biệt với các email cần hành động, hãy tạo một quy tắc di chuyển email CC vào một thư mục riêng. Bạn sẽ cần đặt điều kiện Tôi ở dòng CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như Email CC (CC Emails).
Lưu trữ email CC trong Microsoft Outlook
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các trường hợp ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà bạn luôn muốn xem ngay lập tức các email CC của họ. Hoặc sử dụng điều kiện Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định các từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “yêu cầu hành động”, cho biết một email CC’d vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và, tất nhiên, nếu Độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn lưu trữ các email CC này vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường chỉ là để bạn nắm thông tin (FYI) – không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư đến chính của bạn giúp giảm nhiễu và duy trì sự tập trung vào các mục bạn chịu trách nhiệm trực tiếp.
Tuy nhiên, một số email được CC vẫn yêu cầu hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều là thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không chính xác khi họ thực sự mong đợi phản hồi. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên xem lại thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
5. Chặn Thư Rác và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày và các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến.
Thư rác và các đăng ký không mong muốn có thể gây phiền toái. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm lộn xộn suy nghĩ và làm bạn mất tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có tính năng lọc thư rác được tích hợp sẵn, việc chặn rõ ràng thư rác dai dẳng và email tiếp thị không mong muốn cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing) tiềm ẩn.
Xác định các quy tắc để lọc các email chứa các từ rác phổ biến như trúng thưởng, ưu đãi giới hạn thời gian và đặt chúng để di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Thư rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), và sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Bạn có thể đặt Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Thư rác (Junk Email) – hoặc thậm chí là thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cài đặt thư rác trong Microsoft Outlook
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Thư rác (Junk email) trong Outlook.
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Thư rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn xử lý thư đến ưu tiên của bạn – tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) di chuyển các tin nhắn được xác định là thư rác vào thư mục Thư rác (Junk Email) trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và miền bạn đã đánh dấu an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Điều này thêm người gửi vào danh sách Người gửi và miền bị chặn (Blocked senders and domains) và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Thư rác (Junk Email).
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các tùy chọn Bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt là với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá mức, là chặn hoặc xóa các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp lệ có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Thư rác của bạn mỗi tuần một lần để “cứu” bất kỳ trường hợp dương tính giả nào.
Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, miền và dòng chủ đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
6. Thiết lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn vào cuối ngày làm việc, nhưng một vài tin nhắn vẫn còn đó. Chúng không cần phải ở lại. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn duy nhất chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, xác định một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Gắn cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì bật các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy các quy tắc thủ công vào cuối ngày.
Các bước nhanh (Quick Steps) trong Microsoft Outlook
Bạn cũng có thể sử dụng Các bước nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để đạt được việc dọn dẹp cuối ngày này.
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Các bước nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Tại trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho bước.
- Tại trường số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày (ví dụ: “Di chuyển đến Lưu trữ đã đọc”).
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước nhanh liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn.
Những quy tắc này đòi hỏi một chút thử nghiệm và sai sót. Hãy thận trọng và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc trong Outlook cung cấp một khung làm việc mạnh mẽ để chế ngự hộp thư đến của bạn và đạt được trạng thái Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ rằng, đây là một hệ thống, không phải một viên đạn thần kỳ.
Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, đôi khi cần điều chỉnh khi nhu cầu hoặc kiểu mẫu email của bạn thay đổi, và kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định cũng như thực hiện dọn dẹp cuối ngày. Lợi ích mang lại – ít căng thẳng về email hơn, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn – hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực. Đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật thêm các thủ thuật công nghệ hữu ích khác!
