Trong một động thái đáng chú ý, Microsoft vừa chính thức cho phép người dùng sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office cơ bản trực tiếp trên máy tính để bàn (desktop PC) mà không cần đăng ký gói Microsoft 365 trả phí. Đây là tin vui cho rất nhiều người dùng tại Việt Nam, những người vốn quen thuộc với Word, Excel và PowerPoint nhưng không muốn chi trả cho một gói đăng ký hàng tháng. Trước đây, việc sử dụng các ứng dụng này trực tiếp trên máy tính yêu cầu phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft có trả phí, nhưng giờ đây, Microsoft đã bổ sung tùy chọn “Tiếp tục miễn phí” (Continue for free), mang đến một giải pháp thay thế linh hoạt hơn so với việc chỉ làm việc trong trình duyệt hoặc chi trả một khoản phí định kỳ.
Microsoft 365 (Office) Cho Windows Không Còn Yêu Cầu Đăng Ký Trả Phí
Trước đây, nếu bạn muốn sử dụng bộ ứng dụng năng suất của Microsoft trực tiếp trên máy tính, bạn cần phải mua bản quyền Office 2024 hoặc đăng ký gói Microsoft 365. Mặc dù Microsoft vẫn cung cấp Office Online miễn phí thông qua trình duyệt, song việc này yêu cầu người dùng phải luôn có kết nối internet và làm việc trực tiếp trên nền tảng web.
Tuy nhiên, “ông lớn” phần mềm này giờ đây đã giúp người dùng dễ dàng hơn khi muốn làm việc trực tiếp với Microsoft Office trên máy tính mà không thông qua trình duyệt web. Thay vì phải tìm kiếm các phương pháp phức tạp để có được giấy phép Microsoft Office miễn phí, giờ đây bạn có thể sử dụng các phiên bản cơ bản của Word, Excel và PowerPoint hoàn toàn miễn phí.
Để làm được điều này, bạn chỉ cần tải xuống và cài đặt ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính Windows của mình như bình thường. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, hãy khởi chạy một trong ba ứng dụng kể trên (Word, Excel hoặc PowerPoint). Khi được yêu cầu đăng nhập, bạn hãy nhấp vào tùy chọn “Bỏ qua bây giờ” (Skip for now) nằm ở góc dưới bên trái của cửa sổ Đăng nhập.
Bạn sẽ thấy hộp thoại “Chào mừng bạn đến với Word, Excel và PowerPoint miễn phí”, tại đây bạn có thể chọn “Tiếp tục miễn phí” (Continue for free). Trong cửa sổ tiếp theo, hãy nhấp vào “Lưu vào OneDrive” (Save to OneDrive). Thao tác này sẽ đảm bảo mọi công việc bạn thực hiện sẽ được lưu vào tài khoản OneDrive của bạn. Sau khi hoàn thành, bạn đã sẵn sàng bắt đầu sử dụng các ứng dụng này.
Biểu tượng ứng dụng Microsoft 365 trên màn hình Microsoft Store với thông báo tải xuống.
Những Hạn Chế Cần Biết Về Phiên Bản Microsoft Office Miễn Phí
Mặc dù Microsoft đã mang đến phiên bản miễn phí của các ứng dụng văn phòng cốt lõi, nhưng giải pháp này vẫn đi kèm với một số hạn chế đáng kể, thậm chí có phần kém linh hoạt hơn so với Microsoft 365 Online trong một số khía cạnh.
Yêu Cầu Kết Nối Internet và Giới Hạn Lưu Trữ OneDrive
Điểm hạn chế lớn nhất là việc phiên bản Office miễn phí này vẫn yêu cầu bạn phải kết nối internet để lưu công việc của mình thông qua OneDrive, vốn bị giới hạn ở mức 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Điều này có thể không thành vấn đề nếu bạn chỉ dùng máy tính cho các tác vụ xử lý văn bản đơn giản, dung lượng thấp. Tuy nhiên, nếu bạn không cấu hình OneDrive một cách hợp lý hoặc thường xuyên lưu trữ ảnh và video trên PC, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy dung lượng lưu trữ của mình cạn kiệt. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải giải phóng dung lượng OneDrive hoặc mua thêm dung lượng, và điều này thực chất đã làm mất đi ý nghĩa của việc sử dụng Microsoft 365 miễn phí. Bởi lẽ, khi đăng ký gói Microsoft 365 trả phí, bạn sẽ nhận được 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive (tùy thuộc vào gói của bạn).
Thiếu Hụt Các Tính Năng Cao Cấp
Ngoài ra, bạn sẽ mất rất nhiều tính năng nâng cao mà người dùng Microsoft 365 trả phí được hưởng:
- Word miễn phí: Bỏ qua các tùy chỉnh như giãn dòng, bảng, cột và nhiều tính năng định dạng chuyên sâu khác.
- Excel miễn phí: Không hỗ trợ định dạng có điều kiện, bảng Pivot Table, màu sắc nâng cao và nhiều công cụ phân tích dữ liệu chuyên nghiệp.
- PowerPoint miễn phí: Mất các tính năng như biểu tượng (icons), SmartArt, biểu đồ phức tạp, định dạng nền nâng cao, v.v.
- Đặc biệt, tất cả các ứng dụng trong bộ Office miễn phí đều không có tính năng Add-in, vốn rất hữu ích cho việc mở rộng khả năng của phần mềm.
Hình ảnh minh họa các ứng dụng Microsoft 365 và cửa sổ trò chuyện Copilot AI.
Quảng Cáo Liên Tục và Hạn Chế Nền Tảng
Vì đây là ứng dụng miễn phí, Microsoft sẽ đặt một banner quảng cáo cố định trên các ứng dụng để khuyến khích bạn sử dụng các dịch vụ khác của hãng. Thậm chí, ứng dụng sẽ hiển thị một video quảng cáo ngắn vài giờ một lần với hy vọng bạn sẽ mua sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó từ công ty. Hơn nữa, phiên bản miễn phí này hiện chỉ có sẵn trên Windows. Nếu bạn là người dùng macOS, bạn vẫn phải trả phí hoặc sử dụng bộ ứng dụng năng suất tích hợp sẵn của Apple như Pages, Numbers, Keynote.
Ứng dụng Thực Tế và Lời Khuyên
Nhìn chung, bạn chỉ có thể tận dụng các ứng dụng Office miễn phí này cho những tác vụ đơn giản nhất, điều này thực sự không thực tế đối với bất kỳ ai cần chúng cho công việc hoặc mục đích học tập chuyên sâu. Bên cạnh đó, sự khó chịu từ các quảng cáo liên tục có thể khiến bạn cân nhắc chuyển sang các giải pháp thay thế Microsoft 365 miễn phí khác.
Tuy nhiên, nếu bạn ưu tiên làm việc trực tiếp trên Windows, đã có sẵn dung lượng lưu trữ đám mây lớn (ví dụ: đã mua thêm OneDrive hoặc có gói MS 365 khác), và chủ yếu lưu tệp cục bộ trên máy tính, thì việc sử dụng các ứng dụng Office cơ bản miễn phí này vẫn có thể là một lựa chọn tiện lợi để thực hiện các công việc nhẹ nhàng mà không cần mở trình duyệt.
Kết luận:
Việc Microsoft cung cấp Microsoft Office cơ bản miễn phí trên desktop Windows là một bước tiến đáng hoan nghênh, mở ra cơ hội tiếp cận cho hàng triệu người dùng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rõ những hạn chế đi kèm, đặc biệt là yêu cầu kết nối internet để lưu trữ qua OneDrive, giới hạn dung lượng và việc cắt giảm nhiều tính năng cao cấp. Đối với người dùng có nhu cầu cơ bản, đây là một lựa chọn tuyệt vời. Nhưng với những ai cần các công cụ mạnh mẽ hơn cho công việc hoặc học tập chuyên sâu, việc đầu tư vào gói Microsoft 365 trả phí hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế Office miễn phí khác có thể vẫn là lựa chọn tối ưu hơn. Hãy cân nhắc nhu cầu sử dụng thực tế của bạn để đưa ra quyết định phù hợp nhất!
