Trong hành trình không ngừng nghỉ để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và quản lý thời gian, tôi đã thử nghiệm qua hơn 20 phương pháp tăng năng suất khác nhau, từ những kỹ thuật phức tạp đến các nguyên tắc đơn giản. Không phải lúc nào cũng thành công mỹ mãn, đôi khi là những thất bại nặng nề. Tuy nhiên, qua quá trình thử nghiệm đó, tôi đã tìm ra một vài bí quyết làm việc hiệu quả thực sự đột phá, có khả năng thay đổi cuộc sống và công việc một cách ngoạn mục. Những phương pháp này không chỉ giúp tôi đạt được nhiều hơn mà còn cải thiện đáng kể chất lượng cuộc sống. Và có lẽ, chúng cũng sẽ hiệu quả với bạn.
Dưới đây là 10 phương pháp đã được tôi áp dụng và chứng minh hiệu quả, giúp tôi định hình lại cách thức làm việc, đạt được sự tập trung cao độ và giảm thiểu căng thẳng, từ đó từng bước chiếm lĩnh những mục tiêu quan trọng.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, gợi ý rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc sống của tôi trên mọi phương diện. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ thực sự đóng góp vào thành công của mình với tư cách là một người viết.
Khi đi sâu hơn, tôi cũng phát hiện ra rằng chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng nhất định là nguyên nhân chính gây ra phần lớn căng thẳng cho tôi. Sau khi loại bỏ những yếu tố này, tôi có thể phân bổ nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi tạm ngưng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, hệ quả không mấy ngạc nhiên là năng suất của tôi bị ảnh hưởng nặng nề.
Ngoài công việc, tôi cũng đã áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và cách tôi sử dụng thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo và sở thích có ý nghĩa, cũng như dành thời gian cho những người tôi thực sự muốn gắn kết – điều này dẫn đến một chất lượng cuộc sống cao hơn rất nhiều. Việc hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 là chìa khóa để tập trung vào những điều thực sự quan trọng, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và cuộc sống cá nhân.
2. Phương Pháp 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn) không thực sự phù hợp với tôi, bởi vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái dòng chảy (flow state) – trạng thái tập trung cao độ. Việc phải dừng lại ngay khi tôi vừa vào guồng thực sự gây khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Việc điều chỉnh này đã giúp tôi duy trì được sự nhất quán hơn trong công việc, và đó là điều tôi vẫn áp dụng cho đến tận bây giờ.
Công cụ theo dõi Pomodoro trong Notion hiển thị 60 phút làm việc
Sau 60 phút viết lách hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút để nghỉ ngơi. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đi đổ đầy chai nước. Ngoài việc giúp bộ não có thời gian thư giãn, tôi cũng đảm bảo hoàn thành mục tiêu hoạt động trên Apple Watch của mình bằng cách đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi của riêng mình, vì mức độ hiệu quả có thể khác nhau tùy thuộc vào từng người. Khoảng thời gian này rất phù hợp với công việc viết lách của tôi, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang học tập. Notion có một công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh để đặt thời gian 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi biết về kỹ thuật ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được vô số mục tiêu. Các mục tiêu của tôi vào thời điểm đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một nhà văn tự do có chỗ đứng, xây dựng thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu nhỏ với những thói quen hàng ngày sau:
- Thiền năm phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã cảm thấy thoải mái hơn, tôi tăng dần thời lượng và cường độ cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác một khi những thói quen cũ đã trở thành phản xạ tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở vị trí giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần (Weekly Reviews)
Để đạt được những mục tiêu lớn cần có thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là cực kỳ hữu ích để bạn có cái nhìn tổng thể về những nỗ lực của mình.
Để đánh giá tuần của mình, tôi xem xét những gì tôi đã làm được, những lĩnh vực cần cải thiện và những thành công mà tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ ràng mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức tốt hơn và có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ có ý nghĩa. Đó là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lớn cho hiệu suất và quản lý thời gian của bạn.
5. Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần thiết để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi quay trở lại với những danh sách việc cần làm (to-do lists) đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với các hệ thống phức tạp mà người khác thường đề xuất.
Ứng dụng Things 3 hiển thị danh sách công việc và các tab điều hướng
Tôi nhận thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm bằng giấy là cách tốt nhất để sắp xếp ngày làm việc của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đưa quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi tìm ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Làm Việc Đơn Nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng đa nhiệm (và trở nên thất vọng hơn sau mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi còn tăng lên).
Theo quan điểm của tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi vẫn phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi đề nghị sử dụng các công cụ chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để vượt qua, giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ và nâng cao hiệu quả công việc.
7. Hộp Thư Đến “Inbox Zero”
Có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến của tôi nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não và ngăn cản tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến trống rỗng vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi chúng sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Tính năng hộp thư đến hợp nhất trong ứng dụng Mailbird
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm theo chu kỳ, và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá mức, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào số lượng.
Việc đón nhận năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi tin rằng đó là một con đường dẫn đến điểm số cao hơn, sự công nhận chuyên nghiệp nhiều hơn và sự mãn nguyện cá nhân cao hơn. Đây là một phương pháp giúp bạn làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ nhặt tích tụ thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để hoàn thành (ví dụ: trả lời một email tôi vừa đọc), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều năng lực tinh thần của bạn. Việc hoàn thành nhanh chóng những mục này trong danh sách việc cần làm sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn áp dụng phương pháp Zen to Done hiệu quả. Đây là một bí quyết quản lý công việc đơn giản nhưng mang lại hiệu quả bất ngờ.
10. Thiết Lập Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để giúp các thói quen mới duy trì bền vững. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để ghi nhận khi tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng hàng đầu mà tôi muốn giới thiệu.
Thêm thói quen mới trên ứng dụng Habitica để theo dõi chuỗi hoàn thành
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi đề nghị bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen mới tốt. Khi cố gắng từ bỏ một thói quen xấu, việc suy nghĩ về việc mình đã không làm điều đó trong bao lâu đôi khi lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Những phương pháp này không chỉ đơn thuần là các kỹ thuật mà còn là những nguyên tắc sống giúp tôi cải thiện năng suất, quản lý thời gian hiệu quả và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống.
Kết Luận
Hành trình tối ưu hóa năng suất là một quá trình liên tục của việc học hỏi và thử nghiệm. 10 phương pháp trên, từ nguyên tắc Pareto đến việc thiết lập chuỗi thói quen, đều đã mang lại những thay đổi tích cực đáng kể trong cách tôi làm việc và sống. Chúng chứng minh rằng, đôi khi, những giải pháp đơn giản lại là chìa khóa để mở khóa tiềm năng to lớn của bản thân.
Quan trọng nhất, hãy nhớ rằng không có một công thức chung nào phù hợp với tất cả mọi người. Điều quan trọng là bạn phải dũng cảm thử nghiệm, điều chỉnh và tìm ra những gì thực sự phù hợp với phong cách làm việc, mục tiêu và cuộc sống của riêng mình. Hãy bắt đầu áp dụng một hoặc hai phương pháp mà bạn cảm thấy hứng thú nhất, quan sát kết quả và dần dần tích hợp chúng vào thói quen hàng ngày. Chắc chắn bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất và chất lượng cuộc sống.
Bạn đã từng thử những phương pháp tăng năng suất nào? Đâu là bí quyết làm việc hiệu quả nhất của bạn? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
