Khi số lượng thiết bị công nghệ ngày càng chồng chất, sự cản trở giữa bạn và những gì bạn cần làm hoặc muốn làm cũng tăng lên. Với một chút lên kế hoạch và vài thủ thuật thực tế, tôi đã biến mớ lộn xộn thiết bị công nghệ của mình thành một không gian làm việc ngăn nắp, hiệu quả. Mục tiêu của tôi là tạo ra một hệ thống giúp giảm thiểu sự bừa bộn, dễ dàng tìm thấy mọi thứ và tối ưu hóa không gian làm việc. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách tôi đã biến không gian đầy thiết bị công nghệ của mình trở nên ngăn nắp và hiệu quả hơn, giúp bạn áp dụng tương tự để có một bàn làm việc gọn gàng và khoa học.
1. Đặt Mục Tiêu và Lên Kế Hoạch Sắp Xếp
Khi bắt tay vào bất kỳ nhiệm vụ tổ chức nào, việc lên kế hoạch trước khi thực hiện là vô cùng quan trọng. Tôi thường hình dung trong đầu những món đồ mình có và những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh.
Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu
Tôi thích sử dụng Obsidian để lên kế hoạch, vì vậy tôi đã dùng nó để ghi lại các mục tiêu, những vấn đề tiềm năng và cách tôi dự định giải quyết chúng. Việc này giúp loại bỏ những vấn đề nhỏ ngay từ đầu, khiến công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nó cũng giúp tôi nhìn nhận bức tranh tổng thể và tìm ra liệu có cần thay đổi gì trước khi quá muộn.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã đặt ra vài mục tiêu đơn giản:
- Giảm thiểu sự lộn xộn về mặt thị giác và giúp bàn làm việc của tôi dễ tiếp cận hơn.
- Có một vị trí cố định để cất giữ mọi thứ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ vật.
Đối mặt với thách thức và tìm giải pháp
Trong quá trình viết ra những mục tiêu này, tôi nhận ra mình sẽ phải đối mặt với một vài thách thức:
- Có những món đồ sử dụng thường xuyên nhưng lại gây khó chịu khi phải cất đi rồi lấy ra.
- Tôi có rất nhiều thiết bị công nghệ từ đủ loại ngóc ngách khác nhau, vì vậy tôi cần tìm một cách khác để phân loại chúng.
- Tôi không thể dùng một chiếc hộp sâu vì tôi không muốn các món đồ chất đống lên nhau và phải bới tung một hộp đồ dễ vỡ.
Sau một hồi suy nghĩ, tôi đã tìm ra giải pháp cho những vấn đề này:
- Tôi sẽ giữ một chiếc hộp nhỏ gần đó cho những món đồ sử dụng thường xuyên và trả chúng về đúng vị trí vào cuối ngày.
- Tôi sẽ phân loại chúng theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và dây cáp.
- Tôi sẽ dọn trống chiếc tủ sắt bên cạnh bàn làm việc của mình, chiếc tủ này có các ngăn kéo nông và dễ tiếp cận.
Tôi đã cố gắng không làm mọi thứ trở nên quá phức tạp, vì đó là một cách dễ dàng để nhanh chóng bị choáng ngợp và khiến công việc trở nên lớn hơn so với thực tế. Bạn muốn tạo ra một khuôn khổ đơn giản và dễ thực hiện. Bạn vẫn sẽ gặp phải vấn đề trong quá trình sắp xếp, nhưng bạn sẽ vui vì có một hướng dẫn và đã giải quyết hầu hết các vấn đề rõ ràng trước khi thực sự bắt đầu.
2. Thu Thập Tất Cả Thiết Bị Trước Khi Sắp Xếp
Trước khi bạn bắt đầu sắp xếp và cất giữ mọi thứ, tốt nhất là hãy lấy một chiếc hộp lớn và bỏ vào đó tất cả những món đồ không ở đúng vị trí của chúng. Đó là những món đồ như cáp sạc lung tung, bộ sạc, điện thoại dự phòng, ống kính, tai nghe, pin và những thứ tương tự; hãy cho tất cả vào một chiếc hộp lớn và chỉ nhìn vào chúng – điều này giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể, và bạn thậm chí có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ phía trước. Bạn có thể thấy rằng mình muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu, và điều đó hoàn toàn ổn. Đó là mục đích của việc thu thập mọi thứ, để hình dung kỹ hơn. Nếu bạn chỉ bắt đầu đặt mọi thứ vào vị trí, bạn sẽ lại rơi vào tình trạng lộn xộn mà không có hệ thống nào để giữ mọi thứ ngăn nắp lâu dài.
Hộp lớn chứa đầy các thiết bị công nghệ và phụ kiện lộn xộn, sẵn sàng để sắp xếp và phân loại
Ở phía bên trái của hộp là những món đồ tôi quyết định bán và cho đi để làm gọn không gian hơn nữa. Tôi đã thay thế combo Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng một chiếc Rode VideoMic Go II đơn giản và linh hoạt hơn. Việc này biến nhiều món đồ thành một mà không làm giảm chất lượng. Tôi cũng có thể sử dụng nó với máy ảnh hoặc điện thoại của mình, giúp nó trở nên di động — điều mà bộ thiết bị ghi âm cũ của tôi không thể làm được.
3. Chuẩn Bị Không Gian Lưu Trữ Chuyên Dụng
Ngăn kéo tủ sắt rỗng đã được dọn dẹp, chuẩn bị làm không gian lưu trữ chuyên dụng cho thiết bị công nghệ
Bây giờ bạn đã thu thập mọi thứ cần sắp xếp, nhưng chưa phải là lúc để đặt chúng vào vị trí. Đã đến lúc chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng.
Nếu bạn đã có một không gian trống để đặt chúng vào, thật tốt. Tuy nhiên, tôi dự định tái sử dụng chiếc tủ sắt mà máy tính của tôi đang đặt trên đó và làm cho nó trở nên hữu ích hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian có thể được tận dụng để trở nên hữu ích hơn – nó miễn phí, và nó sẽ làm cho không gian trở nên đáng giá hơn vì giờ đây nó có một mục đích thực sự.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn trống các ngăn kéo của mình. Tôi hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa đầy những vật dụng phi công nghệ quan trọng mà tôi cần phải dễ dàng tiếp cận. Tuy nhiên, mỗi ngăn kéo bên dưới nó lại là một mớ hỗn độn ngẫu nhiên của dây cáp, phụ kiện và những thứ tương tự. Tôi đã cho những thứ đó vào thùng trong giai đoạn thu thập. Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những món đồ mà tôi muốn cất vào “kho lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để tôi không phải lo lắng về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
4. Bắt Tay Sắp Xếp Với Ý Định Rõ Ràng
Một chút bật mí: Tôi thực sự thấy rằng 90% số thiết bị công nghệ tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
Phân loại theo tần suất sử dụng và hình dạng
Ngăn kéo “thiết bị công nghệ” chính này là nơi tôi đặt cáp sạc, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ dây cáp lộn xộn bằng các túi zip mà tôi dán nhãn bằng bút dạ không xóa được. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, bất kể tầm quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, nó sẽ ở phía sau – càng thường xuyên cần đến, nó càng nằm gần phía trước.
Toàn cảnh ngăn kéo đựng thiết bị công nghệ đã được sắp xếp gọn gàng, với dây cáp, bộ sạc và phụ kiện được phân loại
Ở phía sau, hoặc phần bên trái nhất của hình ảnh, là các túi cáp tôi quyết định giữ lại. Đi về phía bên phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự nằm nghiêng theo một hàng: ống kính máy ảnh hình trụ, bộ sạc hình chữ nhật, và một hộp nhỏ chứa nhiều vật dụng nhỏ khác nhau như pin, thẻ nhớ SD, v.v. Tôi đã lấy cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Việc lấy đồ ra khỏi các khe như thế này dễ dàng hơn nhiều so với việc chúng chất đống lên nhau.
Hầu hết các loại cáp tôi có là cáp USB-C. Mặc dù hầu hết chúng đều nằm trong túi, tôi đã chọn vài sợi cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu để đặt ở phía trước để dễ dàng tiếp cận.
Mẹo tận dụng không gian hiệu quả
Thiết bị công nghệ thường xuyên sử dụng như Rode VideoMic Go II và Anker USB hub được đặt gọn gàng trên ngăn kéo, tận dụng không gian hiệu quả
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong những túi cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên hoàn hảo cho các vật dụng thường xuyên sử dụng. Các món đồ như Rode VideoMic Go II của tôi, bộ chia USB Anker, và máy đo laser Xiaomi (những thứ này vừa vặn một cách hài lòng vào các vị trí đó và sẽ không bị xê dịch).
Tôi cũng đặt mút bọc micro Rode lên không gian nơi tôi đặt các loại cáp thường dùng. Việc xếp chồng các món đồ lên nhau có thể mâu thuẫn với những gì tôi đã nói trước đây, nhưng tôi có xu hướng sử dụng những món đồ ở trên nhiều hơn là ở dưới.
Ngăn bí mật dưới hộp pin máy ảnh, chứa ví lạnh Trezor và các cáp ngắn ít dùng, giúp lưu trữ những thiết bị đặc biệt
Một điều khác tôi thích là ngăn bí mật trong hình ảnh trên. Bên dưới hộp đựng pin máy ảnh là nửa còn lại của hộp chứa các vật dụng ít khi được sử dụng – hoặc những thứ tôi muốn cất giấu như ví lạnh Trezor của tôi. Nó cũng chứa một số loại cáp rất ngắn mà tôi không có khả năng sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả những điều này, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi dùng để đựng những món đồ lớn hơn mà tôi ít khi dùng, như các bộ điều khiển, một bàn phím và chuột dự phòng, và máy chơi game PSP của tôi. Tôi thậm chí không cần một chiếc hộp cất đi vì việc sắp xếp giúp mọi thứ dễ dàng đặt lại vào vị trí.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình và không ngờ lại có thêm không gian lưu trữ mặc dù giờ đây tôi có thể cất giữ nhiều thứ hơn. Phần thưởng thêm này khiến việc đầu tư thời gian của tôi trở nên đáng giá hơn nhiều, và tôi hy vọng nó cũng sẽ đáng giá đối với bạn!
