Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) được quảng bá như giải pháp tối thượng cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống. Với lời hứa giúp bạn theo dõi mọi thứ chỉ trên một nền tảng duy nhất, ý tưởng này nghe có vẻ hấp dẫn và đầy hứa hẹn. Tuy nhiên, thực tế trải nghiệm lại thường không như mong đợi. Sau nhiều năm thử nghiệm và làm việc trong lĩnh vực công nghệ, tôi nhận thấy rằng những công cụ đa năng này hiếm khi phát huy hiệu quả tối đa. Dưới đây là 5 lý do chính khiến các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây thất vọng và không phải là lựa chọn tối ưu cho hiệu suất công việc của bạn.
5. Cảm Giác Cồng Kềnh và Thừa Thãi
Khi bắt đầu sử dụng một ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ có quyền truy cập vào vô số tính năng: lịch, danh sách việc cần làm, công cụ ghi chú, và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, cảm giác như bạn đã tìm thấy “chén thánh” của việc quản lý dự án. Nhưng ngay khi bắt tay vào sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng), sự thật sẽ dần hé lộ.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” sở hữu giao diện người dùng lộn xộn, đặc biệt là các ứng dụng mới chưa có đủ thời gian để tối ưu trải nghiệm. Bảng điều khiển (dashboard) thường nặng nề, và việc điều hướng trở nên phức tạp hơn mức cần thiết. Ngay cả một số ứng dụng “tất cả trong một” có vẻ đơn giản hơn vẫn có thể gây cảm giác cồng kềnh khi chúng tích hợp quá nhiều tính năng. Chúng gây khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
Giao diện hợp tác tài liệu trong ứng dụng Spike, minh họa sự cồng kềnh của ứng dụng năng suất tất cả trong một
4. Gây Choáng Ngợp và Mất Tập Trung
Một sai lầm phổ biến khi nói về năng suất là cố gắng làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp. Đáng buồn thay, nhiều người (và cả những nhà sáng lập ứng dụng) tin rằng một ứng dụng càng có nhiều tính năng thì càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra trong thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “thần đồng năng suất”, bạn thường cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá tải, và đôi khi bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy cần phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến việc ít công việc thực sự được hoàn thành hơn và dành nhiều thời gian hơn cho việc duy trì vô ích.
Sự quá tải tính năng: Ví dụ từ Notion và Spike
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù tôi rất thích sử dụng Notion để ghi chú (dù đôi khi nó có thể quá phức tạp), nhưng tôi không còn dùng công cụ này để tổ chức cuộc sống cá nhân. Tôi thường xuyên cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template mà nó cung cấp. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự.
Việc mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự. Do đó, tôi thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
3. Độ Tin Cậy Thấp và Rủi Ro Lâu Dài
Là người đã hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng thấy nhiều ứng dụng ra đời rồi biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; tôi đã thử nhiều ứng dụng mà hiện nay không còn tồn tại.
Theo quan điểm của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao sẽ không còn tồn tại hoặc không nhận được cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư (VC money) cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đẩy mình vào một trong những nguồn lây nhiễm phần mềm độc hại phổ biến nhất.
Trước khi tôi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu quen với tất cả các tính năng của nó.
Vấn đề ổn định và bảo mật thông tin
Ngoài việc không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường không đáng tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi gặp phải các sự cố treo ứng dụng thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi từng trải qua trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hóa hoặc bị xóa.
Một phiền toái khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
2. Áp Lực Tạo “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến việc không sử dụng một số trong số đó trở nên khó khăn. Bên cạnh ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trở nên đẹp mắt với các biểu đồ Gantt hay bảng Kanban đẹp mắt. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng bạn sẽ thường làm được ít việc hơn nếu giữ mọi thứ đơn giản.
Ví dụ về bảng Kanban trong Obsidian, minh họa xu hướng tạo hệ thống quá phức tạp trong các ứng dụng năng suất
Khi sử dụng các công cụ này, bạn sẽ thường cảm thấy mình cần một “hệ thống hoàn hảo”. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc thực hiện các tác vụ mình đã liệt kê là lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra hệ thống hoàn hảo một vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ mệt mỏi vì cần phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần quá nhiều chuông và còi hay không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác bị đánh giá quá cao.
1. Đạt Được Kết Quả Tốt Hơn Với Ứng Dụng Chuyên Biệt
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh càng nhiều càng tốt, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lập kế hoạch deadline dài hạn.
- Google Keep, Notion, hoặc Apple Notes để ghi chú.
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư thái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời thấy việc duy trì nó cũng dễ dàng hơn. Nhờ đó, bạn sẽ năng suất hơn về lâu dài.
Lịch biểu thời gian cho công việc tập trung trong ứng dụng lịch, thể hiện cách ứng dụng đơn giản hỗ trợ năng suất
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng.
