Hàng ngày, chúng ta vẫn thường xuyên đối mặt với những bảng tính Excel dày đặc các con số, chỉ toàn là những ô vuông xám xịt. Điều này không chỉ gây nhàm chán mà còn khiến việc phân tích dữ liệu trở nên khó khăn. Tuy nhiên, có một cách đơn giản và nhanh chóng để biến các bảng tính khô khan trở nên sinh động và dễ hiểu hơn rất nhiều mà không cần đến các tiện ích mở rộng phức tạp: đó chính là sử dụng Thanh dữ liệu Excel (Data Bars). Tính năng mạnh mẽ này sẽ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu ngay lập tức, làm cho các con số trở nên rõ ràng và thú vị hơn khi làm việc.
Lý do Thanh dữ liệu (Data Bars) vượt trội hơn biểu đồ truyền thống
Khi cần bổ sung yếu tố trực quan cho dữ liệu, hầu hết chúng ta đều nghĩ ngay đến việc tạo biểu đồ. Chúng ta sẽ dành hàng phút quý giá để tạo biểu đồ cột, biểu đồ đường hay biểu đồ tròn trong Excel, rồi sau đó lại vật lộn để đặt chúng vào vị trí hợp lý trong bảng tính. Kết quả là những biểu đồ này thường bị co cụm trong một góc nhỏ hoặc phải đặt ở một trang tính riêng biệt, gây bất tiện khi theo dõi và so sánh.
Trong nhiều trường hợp, Thanh dữ liệu (Data Bars), một tính năng ẩn mình trong Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) của Excel, là một giải pháp trực quan hóa vượt trội hơn hẳn. Data Bars biến các con số của bạn thành các thanh ngang ngay bên trong ô, giúp người dùng dễ dàng nhận diện các giá trị cao, thấp và các xu hướng tổng thể chỉ trong nháy mắt. Đặc biệt, không giống như các biểu đồ riêng biệt, thanh dữ liệu tự động điều chỉnh kích thước khi dữ liệu của bạn thay đổi, đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác.
Dưới đây là cách bạn có thể thêm thanh dữ liệu vào bảng tính Excel của mình một cách dễ dàng:
- Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng thanh dữ liệu.
- Đi tới tab Home (Trang chủ) trên thanh công cụ.
- Nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Data Bars (Thanh dữ liệu) và chọn một kiểu bạn thích (Gradient Fill – Đổ màu chuyển tiếp hoặc Solid Fill – Đổ màu đơn sắc).
Ngay cả với thiết lập mặc định trong Excel, thanh dữ liệu cũng sẽ ngay lập tức mang lại một diện mạo trực quan mới cho bảng tính của bạn. Tuy nhiên, bạn không chỉ giới hạn ở các tùy chọn cơ bản.
Tùy chỉnh Thanh dữ liệu (Data Bars) theo ý muốn của bạn
Sau khi đã áp dụng thanh dữ liệu, bạn có thể tinh chỉnh giao diện của chúng để phù hợp với phong cách hoặc yêu cầu báo cáo của mình. Nếu bạn đang sử dụng Excel online, bạn có thể thấy một cửa sổ bật lên để quản lý các quy tắc định dạng có điều kiện của mình.
Hộp thoại Quản lý Quy tắc Định dạng có điều kiện trong Excel Online, hiển thị các tùy chọn tùy chỉnh Thanh dữ liệu
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Manage Rules (Quản lý Quy tắc). Menu thả xuống Show formatting rules for (Hiển thị quy tắc định dạng cho) cho phép bạn chọn giữa vùng hiện tại hoặc toàn bộ trang tính.
Khi bạn nhấp vào Edit Rule (Chỉnh sửa Quy tắc), bạn sẽ có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào sau đây:
- Chọn giữa kiểu đổ màu đơn sắc (Solid Fill) để có giao diện đậm và rõ ràng, hoặc kiểu đổ màu chuyển tiếp (Gradient Fill) để có hiệu ứng tinh tế và mượt mà hơn.
- Quyết định có hiển thị số liệu trong ô hay không bằng cách chọn Show Bar Only (Chỉ hiển thị thanh) để có trải nghiệm trực quan hoàn toàn.
- Thay đổi màu sắc của thanh dữ liệu để phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu công ty, các chủ đề theo mùa hoặc sở thích cá nhân của bạn.
- Đặt các giá trị tối thiểu và tối đa tùy chỉnh thay vì để Excel tự động tính toán chúng, giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các bộ dữ liệu.
- Bạn cũng có thể điều chỉnh hướng của thanh (từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái) cho các loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như xu hướng giảm hoặc điểm số đảo ngược.
Giao diện chỉnh sửa Quy tắc Định dạng có điều kiện cho Thanh dữ liệu trong Microsoft Excel, cho phép tùy chỉnh kiểu hiển thị, màu sắc và giá trị
Những thay đổi này có vẻ nhỏ, nhưng chúng tạo ra sự khác biệt lớn trong việc làm cho bảng tính của bạn trở nên dễ tiếp cận và trực quan hơn nhiều.
Cơ chế hoạt động của Thanh dữ liệu Excel và các lưu ý quan trọng
Cơ chế hoạt động của thanh dữ liệu Excel là một khía cạnh thú vị và đôi khi không rõ ràng ngay lập tức. Excel tạo thanh dữ liệu bằng cách so sánh giá trị của mỗi ô với các ô khác trong vùng bạn đã chọn. Phần mềm tự động đặt giá trị tối thiểu và tối đa dựa trên phạm vi các giá trị đã chọn.
Điều đó có nghĩa là nếu dữ liệu của bạn chạy từ 30 đến 90, Excel sẽ đặt 30 là thanh nhỏ nhất và 90 là thanh dài nhất. Nhưng nếu bạn áp dụng cùng một định dạng cho một cột khác với các phạm vi khác nhau (ví dụ: từ 0 đến 50), thì giá trị như 45 có thể trông dài hơn giá trị 60 trong tập hợp đầu tiên.
Để giữ cho mọi thứ nhất quán, bạn nên đặt giá trị tối thiểu và tối đa theo cách thủ công. Đi tới Edit Rule (Chỉnh sửa Quy tắc), sau đó trong mục Minimum (Tối thiểu) và Maximum (Tối đa), chọn Number (Số) và nhập các giá trị cố định (ví dụ: 0 và 100).
Một điểm đặc biệt khác là các ô trống, số 0 và số âm hoạt động theo những cách khác nhau một cách tinh tế.
- Ô trống: Hoàn toàn không hiển thị thanh nào.
- Số 0: Tạo một vệt màu nhỏ xíu, có thể trông giống như một giá trị nhỏ.
- Số âm: Tạo ra các thanh theo hướng ngược lại (sang trái). Chúng cũng có màu nền khác theo mặc định, mặc dù bạn có thể sửa đổi điều này bằng cách nhấp vào Negative Value and Axis… (Giá trị âm và Trục…).
- Giá trị giống hệt nhau: Ngay cả các giá trị giống hệt nhau cũng có thể xuất hiện không bằng nhau nếu có liên quan đến số thập phân.
Để tránh những vấn đề này và bất kỳ vấn đề nào khác, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Làm tròn dữ liệu của bạn trước khi áp dụng định dạng.
- Thay thế các ô trống bằng các giá trị giữ chỗ như 0 hoặc “N/A” nếu chúng không có ý nghĩa trống rỗng về mặt hình ảnh.
- Thanh dữ liệu chỉ hoạt động với các giá trị số, vì vậy Excel sẽ bỏ qua các giá trị không phải số.
- Đối với các bảng tính lớn, hãy cân nhắc chỉ áp dụng thanh dữ liệu cho các phần tóm tắt hoặc các chỉ số chính thay vì mọi điểm dữ liệu riêng lẻ. Các bộ dữ liệu lớn có thể làm giảm khả năng phản hồi của Excel khi sử dụng thanh dữ liệu, vì nó phải tính toán lại độ dài thanh mỗi khi giá trị thay đổi.
Thanh dữ liệu sẽ không thay thế hoàn toàn các biểu đồ cho mọi trường hợp, nhưng khi bạn muốn có các hình ảnh trực quan nhanh chóng, trực quan được tích hợp ngay vào bảng tính của mình, chúng thực sự là một giải pháp tối ưu. Chúng giúp bố cục bảng tính của bạn gọn gàng, mang lại thông tin chi tiết tức thì và gây ấn tượng với người xem, ngay cả khi họ không nhận ra điều gì đã thay đổi.
Lời kêu gọi hành động: Bạn đã thử sử dụng Thanh dữ liệu Excel chưa? Hãy chia sẻ những mẹo và trải nghiệm của bạn với tính năng mạnh mẽ này trong phần bình luận bên dưới để chúng ta cùng khám phá thêm về cách tối ưu hóa công việc với Excel nhé!
