Bạn có bao giờ tự hỏi liệu danh sách công việc (to-do list) mà bạn lập ra có thực sự cho bạn biết lý do tại sao bạn hoàn thành hoặc chưa hoàn thành một việc gì đó không? Đối với nhiều người, to-do list thường chỉ chồng chất lên như những “tượng đài” của sự trì hoãn và cảm giác tội lỗi. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng này, đã đến lúc thử một phương pháp khác biệt. Bài viết này sẽ chia sẻ một hệ thống quản lý năng suất cá nhân đột phá, kết hợp hai phương pháp ghi chép hiệu quả: Bullet Journaling và Interstitial Journaling, giúp bạn biến những tiếc nuối thành hành động và làm chủ ngày làm việc của mình, đặc biệt khi áp dụng trên các nền tảng kỹ thuật số như Apple Notes.
Tại Sao Nhật Ký Lại Là Lựa Chọn Tốt Hơn To-Do List Truyền Thống?
Trong nhiều năm, tôi đã phải vật lộn với những danh sách to-do list luôn tạo cảm giác quá tải hoặc không bao giờ hoàn chỉnh vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục chỉ mang lại sự hài lòng thoáng qua, nhưng nó không thể ghi lại được những ưu tiên thay đổi hay dòng suy nghĩ của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các tác vụ mà còn có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản tư, những ý tưởng mới và theo dõi tiến độ.
Nhật ký đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn thế. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, việc ghi nhật ký cho phép tôi kết nối các tác vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Cách tiếp cận này giúp giảm bớt lo lắng và tăng cường sự tập trung của tôi. Tôi nhận thấy rằng khi ghi nhật ký, tôi tự nhiên nắm bắt các tác vụ như một phần của dòng chảy hàng ngày, thay vì coi chúng là những mục hành động bị cô lập. Đó là lúc danh sách to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích hơn.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân Của Tôi: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống quản lý năng suất của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling: Ghi Chép Nhanh Chóng và Linh Hoạt
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi chép nhanh (rapid logging). Xin cảm ơn Ryder Carroll, người đã thiết kế ra hệ thống này. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi tác vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là phương pháp tuyệt vời để ghi lại các công việc cần làm hàng ngày, đánh dấu các tác vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích ở Bullet Journal là khả năng thích ứng cao. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các tác vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Hình ảnh minh họa trang Bullet Journal với các ký hiệu tác vụ, sự kiện và ghi chú
Interstitial Journaling: Điền Khoảng Trống Giữa Các Tác Vụ
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các tác vụ và sự kiện. Đây là việc thực hành ghi lại những suy nghĩ, phản tư, thách thức hoặc ghi chú về tiến độ khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Loại ghi nhật ký này tạo cầu nối giữa việc lên kế hoạch và thực thi. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật những điểm nghẽn như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu (deep work) mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Bullet Journaling bao gồm phần Ghi chú (Notes), bạn có thể sử dụng nó để “ghi nhật ký xen kẽ” (interstitial journaling) những suy nghĩ của mình. Chỉ cần để ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ tác vụ này sang tác vụ khác hoặc nghỉ giải lao.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày động, ghi lại những gì tôi cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi trong khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu rõ hơn về sự hỗn loạn hàng ngày.
Tích Hợp Hệ Thống Nhật Ký Số Trên Apple Notes
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc nhật ký đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng cách chọn Apple Notes làm công cụ ghi nhật ký.
Thiết Lập Cấu Trúc Nhật Ký Trên Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy sắp xếp nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày (Daily Logs), theo dõi thói quen (Habit Tracking) và các đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng (Weekly/Monthly Reviews). Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục như thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì bên trong.
Thiết lập cấu trúc thư mục Bullet Journal trong ứng dụng Apple Notes
Giao diện thư mục "Bullet Journal" và các ghi chú con trong Apple Notes
Bố Cục Cơ Bản và Tùy Biến Ghi Chú Hàng Ngày
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày, phần Tác vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi tôi ghi lại những phản tư xen kẽ của mình. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng một ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, tôi đang thử nghiệm bằng cách thêm một mục Điểm nhấn hàng ngày (Daily Highlight) tập trung. Tôi đặt nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc đặc biệt.
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết giữa các tác vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi đang trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ bố cục ghi chú hàng ngày với các tác vụ, sự kiện và ghi chú trong Bullet Journal trên Apple Notes
Tận Dụng Các Tính Năng Nâng Cao Của Apple Notes
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục nhật ký Bullet Journal của mình hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn ghi lại dòng chảy trong ngày của tôi. Khi nhìn lại chúng, tôi có thể nhận ra các mô hình làm việc mà một to-do list đơn giản sẽ bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #mất_tập_trung. Sau này, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mô hình tiềm ẩn nào.
Ví dụ liên kết các ghi chú và sử dụng thẻ phân loại trong nhật ký Bullet Journal trên Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra (checklists) để đánh dấu các tác vụ đã hoàn thành, tạo bảng (tables) để theo dõi thói quen và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú ghi chú của mình, giúp nhật ký tương tác và trực quan hơn. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả tác vụ và phản tư.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Dòng và Lưới (Lines and Grids), có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Ngoài ra, việc khóa các nhật ký của bạn mang lại cảm giác riêng tư hơn.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ bạn sử dụng, mà là thói quen và hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn. Cả hai phương pháp ghi nhật ký này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt làm nhật ký) hoặc chỉ là giấy bút đơn giản. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các tác vụ của mình.
Mẹo Áp Dụng Apple Notes (hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào) Cho Nhật Ký Hiệu Quả
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chép nhanh với các dấu đầu dòng (tác vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc (emojis).
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Migration (Di Chuyển) Có Chủ Đích
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi xem xét kỹ lưỡng Nhật ký hàng ngày của mình. Việc gì nên được di chuyển sang ngày tiếp theo? Việc gì đã trở nên không liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn sự chồng chất của các tác vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành các tác vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Cách di chuyển các tác vụ chưa hoàn thành giữa các trang nhật ký trong Bullet Journal
Mẫu Interstitial Journaling và Phương Pháp Khác
Tôi thường thích viết tự do các mục ghi nhật ký xen kẽ của mình trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là, tại sao).
Các tác vụ không còn là những mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không cần lúc nào cũng phải gõ. Đôi khi, tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú trên iPhone để ghi nhật ký bằng giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi nhật ký nào kết hợp việc ghi lại tác vụ với ngữ cảnh, phản tư và xem xét có chủ đích đều có khả năng làm cho một to-do list vô trùng, thiếu ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt là không để hệ thống trở thành một gánh nặng mà nó (thay vì các tác vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống là bí quyết thực sự.
