Trong môi trường làm việc ngày nay, sự tập trung là một yếu tố vô cùng quý giá, nhưng lại rất dễ bị xao nhãng trên Windows. Với vô vàn thông báo, ứng dụng và tab trình duyệt mở cùng lúc, việc duy trì năng suất có thể trở thành một thách thức lớn. Tôi từng rơi vào trạng thái kiệt sức nhanh chóng cho đến khi khám phá ra một vài tính năng tích hợp sẵn của Windows, những công cụ đã giúp tôi duy trì sự ổn định và hiệu quả công việc, bất kể có bao nhiêu yếu tố gây mất tập trung xuất hiện. Là một chuyên gia công nghệ và người dùng Windows lâu năm, tôi tin rằng những mẹo tối ưu hóa này sẽ giúp bạn biến chiếc máy tính của mình thành một cỗ máy năng suất thực thụ.
5. Phiên Tập Trung (Focus Sessions) trong Ứng Dụng Đồng Hồ
Điều đầu tiên thực sự khiến tôi ngạc nhiên là tính năng Phiên Tập Trung (Focus Sessions) trong ứng dụng Đồng hồ (Clock). Ban đầu, tôi nghĩ đây chỉ là một công cụ hẹn giờ cơ bản, nhưng nó đã nhanh chóng trở thành một trợ thủ đắc lực giúp tôi tổ chức ngày làm việc của mình mà không cảm thấy quá cứng nhắc hay phức tạp. Đây là loại tính năng bạn có thể bỏ qua cho đến khi thực sự cần đến nó.
Phiên Tập Trung được tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Đồng hồ, bạn có thể mở nó từ menu Bắt đầu (Start menu). Một khi đã vào, việc tùy chỉnh độ dài phiên làm việc, thời gian nghỉ, mục tiêu tập trung, chủ đề và thậm chí là xóa lịch sử đều trở nên cực kỳ dễ dàng.
Mỗi phiên bắt đầu với bộ hẹn giờ mà bạn có thể cài đặt từ 10 phút đến một giờ, tùy thuộc vào thời gian bạn muốn duy trì sự tập trung cao độ. Nếu thời gian tập trung của bạn kéo dài từ 45 phút trở lên, Windows sẽ tự động lên lịch một khoảng nghỉ ngắn để giúp bạn nạp lại năng lượng. Bạn có thể chọn nghỉ 5, 10 hoặc 15 phút trong Cài đặt (Settings), hoặc bỏ qua hoàn toàn nếu bạn đang trong “guồng” và muốn tiếp tục công việc.
Giao diện tính năng Phiên Tập Trung trong ứng dụng Đồng hồ Windows 11
Ngoài ra, còn có một công cụ theo dõi mục tiêu hàng ngày giúp bạn giữ vững lộ trình một cách âm thầm. Bạn chỉ cần đặt mục tiêu tập trung cho ngày, và ứng dụng sẽ giám sát tiến độ của bạn trong nền. Việc theo dõi thanh tiến trình đầy dần đã trở thành một phần nhỏ nhưng đầy thỏa mãn trong thói quen hàng ngày của tôi. Đó là một cách dễ dàng để kết thúc ngày với cảm giác hoàn thành.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng danh sách công việc, tính năng tích hợp Microsoft To Do sẽ làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Bạn có thể liên kết tài khoản của mình, chọn một nhiệm vụ và hoàn thành nó trực tiếp từ ứng dụng. Phiên Tập Trung cũng cho phép bạn kết nối tài khoản Spotify để phát nhạc hoặc podcast trong khi làm việc.
Thanh tiến trình mục tiêu hàng ngày trong ứng dụng Đồng hồ Windows 11
Mặc định, ứng dụng sẽ tự động phát nhạc khi một phiên bắt đầu, nhưng bạn có thể tắt tính năng này trong Cài đặt nếu muốn làm việc trong im lặng. Cá nhân tôi thường chọn các danh sách nhạc không lời. Chúng giúp tôi duy trì sự tập trung mà không làm gián đoạn dòng suy nghĩ.
4. Gõ Bằng Giọng Nói (Voice Typing)
Gõ phím là thói quen thoải mái đối với tôi, vì vậy tôi không có ý định từ bỏ nó. Nhưng một khi tôi thử tính năng Gõ Bằng Giọng Nói (Voice Typing), nó đã nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong thói quen hàng ngày của tôi. Đây thực sự là một “cứu tinh” vào những ngày tôi cần cho đôi tay nghỉ ngơi, hoặc chỉ đơn giản là muốn diễn đạt suy nghĩ của mình mà không bị chậm lại. Tất cả những gì tôi cần làm là nhấn tổ hợp phím Win + H, bắt đầu nói, và để các từ xuất hiện trên màn hình.
Một thanh nhập liệu nhỏ sẽ hiện ra ở phía trên và giữ nguyên vị trí, ngay cả khi tôi chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang. Điều này giúp tôi dễ dàng duy trì sự tập trung và không bị mất dấu.
Giao diện nhập liệu khi sử dụng tính năng Gõ Bằng Giọng Nói trên Windows
Khi tôi nói, văn bản sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ. Dù tôi đang viết một tài liệu, điền vào một biểu mẫu trên trình duyệt hay ghi chú nhanh, khả năng nhận dạng giọng nói diễn ra khá nhanh chóng, đặc biệt trong không gian yên tĩnh. Tôi không cần phải nói chậm lại hay suy nghĩ quá nhiều về những gì mình đang nói.
Bạn có thể bật tính năng tự động chấm câu (automatic punctuation) để trải nghiệm dễ dàng hơn nữa. Nó sẽ tự động thêm dấu phẩy, dấu chấm và dấu hỏi, vì vậy bạn không cần phải nói ra chúng. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh gõ giọng nói để bật tính năng này. Hãy nhớ rằng nó sẽ bị tắt mỗi khi bạn đóng công cụ, vì vậy bạn sẽ cần bật lại khi mở nó lần sau.
Cách bật tính năng tự động chấm câu trong cài đặt Gõ Bằng Giọng Nói của Windows
Ngoài ra, còn có các lệnh thoại tích hợp giúp việc chỉnh sửa dễ dàng hơn. Tôi thường sử dụng các lệnh như xóa cái đó, chọn tất cả hoặc xuống dòng để thực hiện các thay đổi nhanh chóng mà không cần chạm vào bàn phím.
Gõ bằng giọng nói không phải là sự thay thế hoàn toàn cho việc gõ phím, nhưng nó hoàn hảo để ghi chú nhanh, tạo bản nháp thô hoặc trả lời tin nhắn. Đây là một trong những công cụ bị đánh giá thấp nhưng lại giúp tôi duy trì năng suất mà không làm gián đoạn dòng chảy công việc.
3. Phụ Đề Trực Tiếp (Live Captions)
Tôi thường sử dụng Phụ Đề Trực Tiếp (Live Captions) để tập trung vào công việc mà không cần phải tăng âm lượng hay đeo tai nghe. Tính năng này thực sự hữu ích khi âm thanh không rõ ràng hoặc khi tôi đơn giản là muốn đọc theo thay vì nghe.
Để bật Phụ đề trực tiếp, bạn chỉ cần vào Cài đặt (Settings) > Trợ năng (Accessibility) > Phụ đề (Captions) và bật Phụ đề trực tiếp (Live Captions). Hoặc, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Win + Ctrl + L để truy cập nhanh hơn. Lần đầu tiên bạn bật tính năng này, Windows sẽ tải xuống các tệp ngôn ngữ cần thiết. Sau đó, mọi thứ sẽ chạy cục bộ, đảm bảo dữ liệu giọng nói của bạn được giữ riêng tư và không gửi lên đám mây.
Kích hoạt tính năng Phụ Đề Trực Tiếp trong cài đặt Trợ năng của Windows 11
Một khi được kích hoạt, Windows sẽ thêm một hộp phụ đề vào màn hình của bạn và bắt đầu chuyển đổi âm thanh thành văn bản theo thời gian thực. Bạn có thể chọn vị trí của hộp này – phía trên màn hình, phía dưới hoặc nổi trên nội dung của bạn. Tôi thường giữ nó ở phía trên để không che khuất bất kỳ điều gì quan trọng. Hộp phụ đề có thiết kế gọn gàng, không gây cản trở và bạn có thể kéo nó đến bất cứ đâu cảm thấy tự nhiên nhất khi đang xem hoặc nghe.
Phụ đề trực tiếp cũng cung cấp một vài tùy chọn thú vị để bạn tùy chỉnh hiển thị. Nếu bạn đang ở trong không gian chung hoặc chỉ đơn giản là muốn nội dung “sạch” hơn, bạn có thể lọc bỏ từ ngữ tục tĩu (profanity), tính năng này sẽ thay thế các từ ngữ xúc phạm bằng dấu hoa thị. Để bật tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng trong hộp phụ đề, vào Tùy chọn (Preferences), và đánh dấu chọn Lọc từ ngữ tục tĩu (Filter profanity).
Tùy chọn lọc từ ngữ nhạy cảm trong cài đặt Phụ Đề Trực Tiếp của Windows
Ngay bên dưới tùy chọn đó, bạn sẽ tìm thấy mục bao gồm âm thanh micrô (include microphone audio), cho phép Phụ đề trực tiếp thu nhận các cuộc trò chuyện diễn ra xung quanh bạn, không chỉ âm thanh từ thiết bị của bạn. Tôi đã sử dụng nó trong các cuộc trò chuyện trực tiếp và mặc dù không hoàn hảo, nhưng nó hoạt động khá tốt một cách đáng ngạc nhiên trong môi trường yên tĩnh.
Để kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể cá nhân hóa cách hiển thị phụ đề. Mở menu Tùy chọn (Preferences) > Kiểu phụ đề (Caption style), sau đó thay đổi loại phông chữ, kích thước và độ trong suốt, cũng như áp dụng các hiệu ứng như đổ bóng đồng nhất hoặc sâu. Những thay đổi này giúp phụ đề dễ đọc hơn và hòa hợp hơn với thiết lập của bạn.
2. Tự Động Khởi Động Lại Ứng Dụng Sau Khi Khởi Động Lại Máy (Auto-Restart Apps on Reboot)
Đôi khi, máy tính của bạn có thể khởi động lại một cách bất ngờ. Đó có thể là sau một bản cập nhật hệ thống, một lần khởi động lại theo lịch trình mà bạn quên mất, một sự cố hệ thống, hoặc thậm chí là do hết pin. Dù lý do là gì, kết quả luôn giống nhau: bạn đăng nhập lại và cảm thấy như mọi thứ đã mất. Không có tab nào mở, không có ứng dụng nào đang chạy, chỉ là một màn hình trống trơn, như thể bắt đầu lại từ đầu. Và vào khoảnh khắc đó, rất dễ mất dấu những gì bạn đang làm.
Để khắc phục điều này, tôi đã tìm thấy một cài đặt nhỏ trong Windows giúp tự động mở lại các ứng dụng mà tôi đang sử dụng trước khi máy tính khởi động lại. Nó giúp tôi tiết kiệm rắc rối khi phải tự tay mở lại mọi thứ hoặc cố gắng nhớ mình đã dừng lại ở đâu.
Nếu bạn muốn thử, hãy điều hướng đến Cài đặt (Settings) > Tài khoản (Accounts) > Tùy chọn đăng nhập (Sign-in options), sau đó cuộn xuống phần Cài đặt bổ sung (Additional settings). Bật tùy chọn có nội dung: Tự động lưu các ứng dụng có thể khởi động lại của tôi và khởi động lại chúng khi tôi đăng nhập lại (Automatically save my restartable apps and restart them when I sign back in). Khi đã bật, Windows sẽ ghi nhớ phiên ứng dụng của bạn mỗi khi hệ thống khởi động lại.
Hướng dẫn kích hoạt tính năng tự động khởi động lại ứng dụng trong cài đặt Windows
Tính năng này hoạt động tốt nhất với các ứng dụng tích hợp sẵn của Windows như File Explorer, Microsoft Edge, Notepad và các công cụ khác hỗ trợ lưu phiên làm việc. Nó sẽ không khôi phục mọi chương trình, nhưng đủ để giúp bạn trở lại đúng lộ trình mà không làm mất đi dòng chảy công việc. Sự hỗ trợ nhỏ bé đó giúp việc quay trở lại làm việc dễ dàng hơn và giảm bớt căng thẳng.
1. Chế Độ Không Làm Phiền (Do Not Disturb) và Thông Báo Ưu Tiên
Thông báo rất hữu ích cho đến khi chúng bắt đầu làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Một phút trước bạn đang chìm đắm trong công việc, và phút sau, một cửa sổ bật lên hoặc thông báo email ngẫu nhiên kéo bạn ra khỏi trạng thái tập trung. Khi tôi cần kiểm tra thông báo nhanh chóng, tôi chỉ cần nhấn tổ hợp phím Win + N. Nó sẽ hiển thị Trung tâm thông báo (Notification Center) và cho tôi thấy mọi thứ ở một nơi.
Nếu bạn muốn quản lý thông báo chi tiết hơn, hãy truy cập Cài đặt (Settings) > Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications). Ở trên cùng, có một công tắc chính để bật hoặc tắt tất cả thông báo. Bên dưới, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn, như hiển thị thông báo trên màn hình khóa, cho phép nhắc nhở hoặc cuộc gọi VoIP, và liệu chúng có phát âm thanh hay không.
Bật chế độ Không Làm Phiền trong cài đặt hệ thống của Windows
Cũng có một công tắc Không làm phiền (Do not disturb) ngay bên dưới đó. Bật nó lên để tắt tiếng thông báo ngay lập tức và duy trì sự tập trung. Nhưng nếu bạn muốn bật nó tự động trong những khoảng thời gian cụ thể, hãy nhấn vào Bật không làm phiền tự động (Turn on do not disturb automatically). Tại đây, bạn có thể đặt thời gian bắt đầu và kết thúc ưa thích và thậm chí chọn xem bạn có muốn nó lặp lại hàng ngày hay không. Tôi thấy điều này rất hữu ích để chặn các giờ làm việc mà không cần phải nhớ bật nó lên mỗi buổi sáng.
Cài đặt thời gian tự động bật Chế độ Không Làm Phiền trên Windows
Xa hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy Đặt thông báo ưu tiên (Set priority notifications). Đây là nơi bạn có thể quyết định những thông báo nào vẫn được hiển thị khi Chế độ Không làm phiền đang bật. Bạn có thể cho phép cuộc gọi, nhắc nhở hoặc các ứng dụng cụ thể mà bạn không muốn bỏ lỡ. Chỉ cần nhấp vào Thêm ứng dụng (Add apps) để thêm những ứng dụng bạn không muốn bỏ qua.
Cấu hình thông báo ưu tiên trong cài đặt Chế độ Không Làm Phiền trên Windows
Với thiết lập này, tôi có thể duy trì sự tập trung mà không bị gián đoạn, nhưng vẫn có thể xem lại các thông báo sau. Nó giúp tôi làm việc hiệu quả và luôn trong “guồng”.
Những tính năng tích hợp sẵn này của Windows đã thực sự giúp tôi duy trì năng suất và giữ vững quy trình làm việc. Nếu bạn chưa khám phá chúng, rất đáng để thử để xem chúng có thể giúp ngày làm việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn như thế nào. Đừng ngần ngại trải nghiệm và chia sẻ những tính năng Windows yêu thích của bạn để tăng cường năng suất trong phần bình luận bên dưới nhé!
