Trong kỷ nguyên số, dữ liệu email cá nhân không chỉ là thông tin liên lạc mà còn là kho tàng kỷ niệm, tài liệu quan trọng và bằng chứng giao dịch. Việc sao lưu và quản lý dữ liệu Gmail một cách hiệu quả trở nên vô cùng cần thiết, không chỉ để bảo vệ thông tin mà còn để có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi không có kết nối internet hoặc khi có sự cố với tài khoản của bạn. Google Takeout cung cấp một giải pháp tiện lợi để bạn xuất toàn bộ dữ liệu Gmail dưới định dạng MBOX – một định dạng file tiêu chuẩn chứa toàn bộ email của bạn. Tuy nhiên, nhiều người dùng thường băn khoăn về cách sử dụng file MBOX này sau khi tải về. May mắn thay, với sự trợ giúp của các ứng dụng email client mạnh mẽ như Mozilla Thunderbird, việc nhập Gmail vào Thunderbird để xem, quản lý, và thậm chí chuyển đổi email của bạn sang các dịch vụ khác trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bài viết này từ thuthuatdidong.net sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết để làm chủ dữ liệu Gmail của mình.
Bước 1: Tải Dữ Liệu Gmail Của Bạn Bằng Google Takeout
Google Takeout là một công cụ mạnh mẽ do Google cung cấp, cho phép người dùng tải xuống dữ liệu của họ từ hầu hết các sản phẩm và dịch vụ của Google. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất toàn bộ dữ liệu Gmail của mình dưới dạng tệp MBOX.
-
Mở trình duyệt web bất kỳ và truy cập trang web Google Takeout. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu được yêu cầu.
-
Trên trang Google Takeout, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các dịch vụ Google có dữ liệu của bạn. Nhấp vào tùy chọn Bỏ chọn tất cả (Deselect all) ở phía trên cùng để bỏ chọn tất cả các dịch vụ.
-
Cuộn xuống danh sách và tìm mục Thư (Mail), sau đó đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh.
-
Theo mặc định, lựa chọn này sẽ bao gồm tất cả các thư trong Gmail của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể nhấp vào Tất cả dữ liệu thư đã bao gồm (All Mail data included) để tùy chỉnh các nhãn hoặc danh mục email cụ thể mà bạn muốn xuất.
-
Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào nút Bước tiếp theo (Next step).
-
Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn Phương thức phân phối (Delivery method) ưa thích (ví dụ: gửi liên kết qua email), Tần suất (Frequency) xuất (một lần hoặc định kỳ), và Loại & kích thước tệp (File type & size) (chọn định dạng .zip và kích thước tối đa phù hợp). Nếu không có yêu cầu đặc biệt, bạn có thể giữ nguyên các cài đặt mặc định.
-
Cuối cùng, nhấp vào nút Tạo tệp xuất (Create export).
Giao diện Google Takeout với tùy chọn Mail (Gmail) được chọn để xuất dữ liệu
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn chỉ cần chờ đợi Google Takeout gửi email thông báo. Nếu bạn chỉ chọn xuất dữ liệu Mail, quá trình này sẽ không mất quá nhiều thời gian. Khi nhận được email, hãy mở nó và nhấp vào nút Tải xuống tệp của bạn (Download your files). Bạn có thể cần xác minh lại danh tính để quá trình tải xuống hoàn tất.
{width=1167 height=673}Sau khi tải xuống hoàn tất, hãy giải nén tệp ZIP trên máy tính của bạn (Windows hoặc Mac). Sau đó, điều hướng đến thư mục Takeout > Mail để tìm tệp MBOX chứa dữ liệu Gmail của bạn. Lưu ý rằng tệp xuất được yêu cầu sẽ chỉ khả dụng để tải xuống trong một tuần kể từ ngày bạn nhận được email. Sau thời gian này, bạn sẽ cần yêu cầu xuất dữ liệu lại.
Bước 2: Nhập File MBOX Gmail Vào Mozilla Thunderbird
Khi bạn đã có tệp MBOX chứa dữ liệu Gmail của mình, có nhiều cách để truy cập chúng. Bạn có thể sử dụng các công cụ chuyên dụng như Windows MBox Viewer để xem email và tệp đính kèm. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập dữ liệu Gmail vào các ứng dụng email client khác có hỗ trợ định dạng MBOX. Ví dụ, trên Mac, bạn có thể nhập tệp MBOX vào ứng dụng Mail bằng cách chọn Tệp > Nhập Hộp thư (File > Import Mailboxes). Đối với Microsoft Outlook, việc nhập trực tiếp tệp MBOX không được hỗ trợ và bạn sẽ cần một công cụ chuyển đổi hoặc cách đơn giản hơn là thiết lập tài khoản Gmail của mình trực tiếp trong Outlook.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tập trung vào Mozilla Thunderbird vì đây là một ứng dụng miễn phí, mã nguồn mở và hỗ trợ các tệp MBOX một cách tự nhiên. Thunderbird cũng là một trong những ứng dụng email client tốt nhất hiện nay, tương thích với Windows, Mac và Linux.
Để bắt đầu, hãy tải xuống và cài đặt Mozilla Thunderbird trên máy tính của bạn. Sau khi cài đặt, bạn có thể làm theo các bước sau để nhập tệp MBOX Gmail của mình:
-
Mở ứng dụng Thunderbird trên máy tính.
-
Nhấp vào biểu tượng menu ba gạch ngang (hamburger menu) ở góc trên bên phải và chọn Tiện ích mở rộng và Giao diện (Add-ons and Themes).
-
Trong thanh tìm kiếm, tìm kiếm tiện ích mở rộng ImportExportTools NG. Nhấp vào nút Thêm vào Thunderbird (Add to Thunderbird) bên cạnh kết quả tìm kiếm.
-
Nhấp Thêm (Add) một lần nữa để xác nhận cài đặt.
-
Sau khi cài đặt tiện ích mở rộng, quay trở lại thẻ Thư (Mail) chính của Thunderbird.
-
Trong khung bên trái, nhấp chuột phải vào Thư mục cục bộ (Local Folders) và chọn ImportExportTools NG > Nhập tệp MBOX > Nhập trực tiếp một hoặc nhiều tệp MBOX (Import MBOX Files > Individual MBOX Files).
-
Duyệt đến vị trí tệp MBOX chứa dữ liệu Gmail của bạn, chọn tệp và nhấp Mở (Open).
Cửa sổ ứng dụng Thunderbird hiển thị tùy chọn nhập file MBOX thông qua ImportExportTools NG
Sau khi nhập tệp MBOX, bạn sẽ thấy tất cả các thư Gmail đã xuất hiện trong Thunderbird. Thư mục chứa các email này sẽ có cùng tên với tệp MBOX, nhưng bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Đổi tên (Rename) để thay đổi tên theo ý muốn.
Khi mọi thứ đã được thiết lập, bạn có thể sử dụng Thunderbird offline để đọc các email đã tải xuống của mình. Bạn có thể đọc thư, tìm kiếm và tải xuống tệp đính kèm – tất cả những gì bạn có thể làm với Gmail trực tuyến. Đây là một cách tuyệt vời để bảo vệ dữ liệu của bạn trong trường hợp có sự cố với tài khoản Google hoặc đơn giản là để có một bản sao lưu ngoại tuyến đáng tin cậy. Để đảm bảo bản sao lưu luôn cập nhật, hãy thường xuyên tải xuống tệp MBOX mới nếu bạn vẫn đang sử dụng Gmail.
Bước 3: Chuyển Email Từ MBOX Sang Dịch Vụ Email Khác Qua Thunderbird (Tùy Chọn)
Có một tệp MBOX chứa bản sao email của bạn cũng giúp bạn dễ dàng nhập dữ liệu Gmail vào các tài khoản email khác, miễn là dịch vụ đó hỗ trợ giao thức IMAP. Giao thức POP3 cũ hơn sẽ không hoạt động cho mục đích này.
Với phương pháp này, bạn có thể nhập email của mình vào một tài khoản Gmail khác, chuyển chúng sang tài khoản Microsoft Outlook, thêm chúng vào tài khoản Yahoo Mail hoặc nhập chúng vào bất kỳ dịch vụ nào khác hỗ trợ IMAP. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn chuyển sang một dịch vụ mới và không còn muốn sử dụng Gmail, hoặc nếu bạn đang thiết lập một địa chỉ Gmail mới.
Để thực hiện điều này, trước tiên bạn cần thêm tài khoản email khác vào Thunderbird. Trong khung bên trái, nhấp vào Thư mục cục bộ (Local Folders) để đến phần tổng quan của Thunderbird. Từ đây, bên dưới mục Chọn nội dung cần thiết lập (Choose What to Set Up), nhấp vào Email.
{width=1142 height=682}Nhập chi tiết tài khoản email của bạn. Thunderbird sẽ cố gắng tự động tải xuống thông tin máy chủ phù hợp, vì vậy bạn không phải cấu hình thủ công. Tuy nhiên, bạn có thể nhấp vào Cấu hình thủ công (Manual config) để kiểm tra chi tiết. Đảm bảo tùy chọn Máy chủ đến (Incoming Server) được đặt thành IMAP.
Hãy nhớ rằng Thunderbird có thể không tự động phát hiện cấu hình của dịch vụ email của bạn, vì vậy bạn có thể cần tra cứu tên máy chủ IMAP (hostname), cổng (port) và cài đặt SSL cho dịch vụ email của bạn. Hãy tham khảo tài liệu trợ giúp của nhà cung cấp nếu cần.
{width=1182 height=675}Khi bạn đã thiết lập tài khoản email của mình, nó sẽ xuất hiện trong thanh bên của Thunderbird. Sau đó, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các email — dù là tất cả hay những email cụ thể — giữa bản sao lưu Gmail cục bộ và tài khoản IMAP. Thunderbird sẽ tải chúng lên và chúng sẽ xuất hiện trong tài khoản mới của bạn.
Phương pháp này tận dụng cách hoạt động của IMAP, cho phép bạn tải lên và sắp xếp thư. Dịch vụ email khác không cần biết gì về tệp MBOX hay Gmail; nó chỉ cần hỗ trợ IMAP. Bạn cũng có thể chuyển email từ Gmail sang một tài khoản khác mà không cần tải xuống tệp MBOX, chỉ cần thêm cả hai tài khoản email vào Thunderbird và kéo thả thư giữa chúng.
Việc nắm vững cách sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu Gmail và nhập chúng vào Mozilla Thunderbird giúp bạn hoàn toàn chủ động trong việc quản lý kho email của mình. Thunderbird không chỉ là một công cụ để đọc tệp MBOX mà còn là một ứng dụng email client mạnh mẽ, linh hoạt, cho phép bạn bảo vệ, truy cập ngoại tuyến và thậm chí là di chuyển dữ liệu email của mình một cách dễ dàng. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về việc quản lý dữ liệu Gmail với Thunderbird trong phần bình luận bên dưới!
