Trong hành trình hướng đến năng suất cao, việc thiết lập mục tiêu đóng vai trò then chốt. Tuy nhiên, không ít người, trong đó có tôi, thường cảm thấy choáng ngợp và áp lực với những danh sách công việc hàng ngày dày đặc, đặc biệt khi cuộc sống luôn tiềm ẩn những thay đổi bất ngờ. Kinh nghiệm cá nhân cho thấy, việc chuyển đổi trọng tâm từ mục tiêu hàng ngày sang mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự linh hoạt, rõ ràng và giảm đáng kể căng thẳng. Đây chính là lý do vì sao chiến lược đặt mục tiêu theo tháng đã trở thành yếu tố thay đổi cuộc chơi trong cách tôi quản lý công việc và cuộc sống.
1. Linh Hoạt Và Khả Năng Thích Ứng Cao
Một trong những lý do lớn nhất khiến danh sách công việc hàng ngày không hiệu quả với tôi là sự thiếu linh hoạt. Cuộc sống vốn dĩ khó lường, nhất là khi có con nhỏ, nên việc tuân thủ sự cứng nhắc của một danh sách công việc hàng ngày chỉ khiến tôi cảm thấy thất vọng khi dù chỉ một kế hoạch nhỏ nhất cũng cần thay đổi. Tôi cảm thấy “phải” hoàn thành công việc X, Y, Z, và nếu đột nhiên phát sinh thêm V, thì thời gian ở đâu để hoàn thành?
Việc chuyển sang đặt mục tiêu theo tháng thay vào đó đã tạo không gian cho tôi điều chỉnh linh hoạt mà không cảm thấy mình đã thất bại. Chẳng hạn, nếu một trong những đứa trẻ bị ốm và tôi cần dành cả ngày để chăm sóc chúng, hoặc một cuộc họp đột xuất làm gián đoạn lịch trình, tôi có thể đơn giản chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc đang dang dở vào cuối tháng.
Với dự án này, tôi đã chọn sử dụng ứng dụng Notion miễn phí. Notion cho phép tôi liệt kê các dự án hoặc nhiệm vụ muốn hoàn thành và tôi đặt phạm vi thời gian cho toàn bộ tháng. Những mục đang được tích cực thực hiện có thể được đánh dấu nổi bật, và khi hoàn thành, tôi chỉ cần nhấp để đánh dấu. Sự linh hoạt này đồng nghĩa với việc tôi không còn phải liên tục “chạy đua” để bắt kịp. Thay vào đó, tôi có thể ưu tiên hiệu quả và duy trì động lực, biết rằng mình vẫn còn thời gian để đạt được mục tiêu.
2. Nâng Cao Sự Tập Trung Và Định Hướng Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu hàng tháng mang lại sự cải thiện đáng kể là khả năng tập trung của tôi. Có vẻ như việc có một danh sách hàng ngày sẽ giúp dễ dàng hơn, chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ, nhưng đối với tôi, nó lại tạo ra một cảm giác ít định hướng rõ ràng và thay vào đó là một mớ hỗn độn của các danh sách dài, liên tục thay đổi. Mục tiêu hàng tháng khuyến khích tôi suy nghĩ lớn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Ví dụ, thay vì lo lắng về việc gạch bỏ mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu lớn hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà”. Khung thời gian dài hơn này giúp tôi duy trì sự tập trung vào các mục tiêu lớn, từ đó dễ dàng bỏ qua những yếu tố gây xao nhãng và ưu tiên thời gian một cách hiệu quả hơn.
3. Giảm Áp Lực, Tránh Kiệt Sức Trong Công Việc
Đối với tôi, các nhiệm vụ hàng ngày giống như một chiếc máy chạy bộ không ngừng nghỉ. Tôi may mắn nếu hoàn thành mọi thứ trong một ngày, và việc để lại các mục chưa hoàn thành trở thành nguồn gốc của cảm giác tội lỗi. Dồn nén áp lực đó hàng ngày, tôi nhanh chóng cảm thấy kiệt sức. Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng thể hơn – bạn không cần phải quá chi li từng hành động của mình, mà thay vào đó, hãy nhìn vào bức tranh lớn. Khi tôi tập trung vào những gì muốn hoàn thành trong một tháng, tôi không cảm thấy mình đang chạy đua với thời gian hàng ngày. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy mình bị tụt lại phía sau.
4. Khuyến Khích Lập Kế Hoạch Dài Hạn Và Chiến Lược
Mục tiêu hàng tháng tự nhiên khuyến khích tư duy chiến lược hơn. Thay vì chỉ phản ứng với các yêu cầu tức thì, tôi có thể lên kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp lớn hơn.
Bảng quản lý dự án Notion hiển thị danh sách công việc cần ưu tiên trong tháng để tối ưu năng suất.
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết của mình, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và nộp ba bài viết” giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể thực hiện ba bài viết bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ khóa học viết trong suốt tháng, sắp xếp sao cho phù hợp. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tôi luôn hướng tới sự phát triển có ý nghĩa, thay vì chỉ đơn thuần gạch bỏ các nhiệm vụ.
5. Đánh Giá Hiệu Quả & Phản Tư Chuyên Sâu
Vào cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thói quen này thực sự đã thay đổi mọi thứ đối với tôi. Không giống như danh sách công việc hàng ngày, mà như tôi đã đề cập trước đó, có thể cảm thấy như một chuỗi hoạt động mơ hồ, mục tiêu hàng tháng mang lại cho tôi một cái nhìn rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và nơi tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và dành nhiều thời gian hơn để thực hiện các mục tiêu của mình.
Nếu tôi đặt một mục tiêu nhưng không hoàn thành được, tôi có thể đánh giá điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tới. Quá trình phản tư đó giúp tăng cường nhận thức về bản thân và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vậy nên, nếu những danh sách công việc hàng ngày đang khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử đặt mục tiêu theo tháng? Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng việc chuyển đổi từ guồng quay hàng ngày sang mục tiêu hàng tháng sẽ thay đổi cách bạn tiếp cận năng suất và tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giúp giảm căng thẳng và thúc đẩy kế hoạch dài hạn. Điều quan trọng nhất vẫn là tìm ra phương pháp phù hợp với bạn.
