Notion đã nhanh chóng trở thành một công cụ quản lý công việc và ghi chú đa năng được yêu thích bởi hàng triệu người dùng trên toàn thế giới, từ cá nhân đến các nhóm lớn. Với khả năng tùy biến mạnh mẽ, Notion giúp bạn tổ chức mọi thứ, từ danh sách việc cần làm, ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án cho đến cơ sở dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên, câu hỏi thường gặp là liệu gói Notion miễn phí có đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày của bạn hay không, đặc biệt nếu bạn là một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các tính năng nổi bật của gói Notion miễn phí, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Gói miễn phí của Notion cung cấp nhiều tính năng hữu ích mà có thể bạn không cần đến một gói đăng ký trả phí. Miễn là bạn nắm rõ các giới hạn của nó trong quá trình sử dụng hàng ngày, đây có thể là tất cả những gì bạn cần để tối ưu hóa năng suất và tổ chức công việc cá nhân hoặc nhóm nhỏ của mình.
1. Không Giới Hạn Trang Và Khối (Blocks) Cho Người Dùng Cá Nhân
Khi sử dụng phiên bản Notion miễn phí với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo số lượng trang và khối (blocks) tùy thích mà không gặp bất kỳ giới hạn nào. Các khối bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, dấu đầu dòng, v.v. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không cần lo lắng về việc đạt đến một giới hạn nào đó khi liên tục bổ sung nội dung.
Ví dụ khối đồng bộ hóa trong Notion hiển thị thông báo bản quyền
Giới hạn duy nhất trên gói Notion miễn phí phát sinh khi bạn tạo không gian làm việc nhóm, với giới hạn 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn có thể linh hoạt khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm riêng biệt nếu cần. Đây là một mẹo hữu ích để duy trì khả năng cộng tác mà không phải nâng cấp gói.
2. Dung Lượng Lưu Trữ Không Giới Hạn Với Notion Miễn Phí
Gói Notion miễn phí cho phép bạn tải lên số lượng tệp không giới hạn. Mặc dù có một giới hạn quan trọng là bạn chỉ có thể tải lên tối đa 5 MB mỗi lần, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này. Tuy nhiên, đối với người dùng thông thường, giới hạn này không quá nghiêm ngặt, vì hầu hết các tệp bạn tải lên thường không có dung lượng quá lớn.
Hơn nữa, có nhiều cách để vượt qua giới hạn này. Chẳng hạn, các tệp lớn có thể được nén lại hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào trang Notion của bạn. Điều này đảm bảo bạn vẫn có thể truy cập và quản lý tất cả tài liệu quan trọng của mình.
3. Lịch Sử Trang 7 Ngày Đầy Đủ
Gói Notion miễn phí đi kèm với tính năng lịch sử trang trong bảy ngày, cho phép bạn xem lại và khôi phục các phiên bản trước đó của trang trong vòng một tuần. Trong khi các gói Plus và Business mở rộng thời gian này lên 30 và 90 ngày tương ứng, thì khung thời gian bảy ngày thường đủ cho hầu hết người dùng.
Giao diện lịch sử trang trong Notion hiển thị các phiên bản trước
Ví dụ, nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc hoàn tác các thay đổi trên nội dung của mình, rất có thể bạn sẽ thực hiện điều đó trong vài ngày sau khi thay đổi. Do đó, khả năng quay lại phiên bản cũ trong vòng bảy ngày là hoàn toàn hợp lý.
Quy trình xuất trang trong Notion để sao lưu dữ liệu
Bạn cũng có thể dễ dàng vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang của mình bất cứ khi nào bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu, giúp xây dựng kho lưu trữ dài hạn các trang của mình vượt quá giới hạn bảy, 30 hoặc 90 ngày của các gói đăng ký.
4. Khả Năng Tích Hợp Với Các Ứng Dụng Yêu Thích Vẫn Mạnh Mẽ
Ngay cả khi sử dụng gói Notion miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp nó với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Asana, Jira và Figma. Hạn chế lớn nhất của gói miễn phí trong khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu. Ứng dụng duy nhất bạn có thể thực hiện điều này miễn phí là Slack. Nếu bạn muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho mọi loại kịch bản, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí.
Ví dụ tạo tự động hóa thông báo Slack trong Notion
Tuy nhiên, nếu tất cả những gì bạn cần chỉ là tích hợp cơ bản với các ứng dụng quen thuộc và tự động hóa với Slack – một công cụ mà nhiều nhóm sử dụng – thì gói Notion miễn phí hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu đó.
5. Kho Mẫu (Templates) Miễn Phí Phong Phú
Dù bạn đang sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào cùng một thư viện mẫu khổng lồ. Mặc dù có một số mẫu trả phí được bán trên thị trường, nhưng không có mẫu cao cấp nào được Notion dành riêng cho thành viên trả phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng vô số mẫu sẵn có để bắt đầu nhanh chóng các dự án, kế hoạch hoặc hệ thống quản lý của mình.
Giao diện kho mẫu (template marketplace) trong Notion
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là với các mẫu chứa các tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng sẽ hoạt động trên gói miễn phí, nhưng bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Tuy nhiên, nếu mẫu đã đáp ứng đúng nhu cầu của bạn, bạn sẽ không cần phải sửa đổi nó, điều này rất tuyệt vời cho người dùng phổ thông.
6. Khả Năng Mời Tối Đa 10 Khách (Guests)
Trên gói Notion miễn phí, bạn được phép thêm tối đa 10 khách (guests) vào không gian làm việc của mình. Khách là những người cộng tác tạm thời không phải là thành viên chính thức của tổ chức bạn. Các gói trả phí cho phép bạn thêm từ 100 khách trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một đội ngũ rất lớn, 10 khách thường là đủ cho hầu hết các trường hợp sử dụng.
Màn hình mời thành viên nhóm trên Notion
Hơn nữa, bạn luôn có thể xóa các khách không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp khi bạn đạt đến giới hạn.
Khi cân nhắc liệu bạn cần gói Notion miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là đánh giá nhu cầu thực tế của bản thân hoặc nhóm. Nếu bạn là người mới làm quen với Notion, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói miễn phí trong một tháng để xem liệu nó có đủ cho công việc của bạn không. Nếu bạn liên tục gặp phải những giới hạn ảnh hưởng đến quy trình làm việc, lúc đó bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên gói trả phí. Đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác!
