Trong nhiều thập kỷ, Microsoft Excel luôn là “ông hoàng” không thể tranh cãi của thế giới bảng tính. Đây là công cụ mặc định cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán viên, và bất kỳ ai cần kiểm soát chặt chẽ hàng và cột dữ liệu. Google Sheets, ngược lại, thường được xem như “người em họ nhẹ ký” hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Google Sheets đã sở hữu một “át chủ bài” mà Excel không có, một tính năng không chỉ giúp Sheets cân bằng sân chơi mà còn lật ngược thế cờ một cách ngoạn mục. Hàm AI() mới là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy Google Sheets đang định vị mình là một công cụ bảng tính thông minh, dẫn đầu xu hướng tích hợp trí tuệ nhân tạo để nâng cao năng suất và đơn giản hóa các tác vụ phức tạp, từ đó thu hút cộng đồng người dùng công nghệ và dữ liệu tại Việt Nam tìm kiếm giải pháp tối ưu cho công việc hàng ngày.
Hàm AI(): Một Công Thức Hoàn Toàn Mới Cho Bảng Tính
Sự bổ sung mới nhất của Google vào Sheets là một hàm có tên gọi AI(). Vâng, đây lại là một tính năng AI nữa, và chúng ta đều biết “mọi ứng dụng đều muốn gắn mác AI-powered” lên sản phẩm của mình. Tuy nhiên, chúng ta đã vượt qua kỷ nguyên AI chỉ vì AI. Đến năm 2025, bất kỳ tính năng mới nào dựa trên trí tuệ nhân tạo đều phải thực sự chứng minh giá trị của nó, nếu không sẽ bị đào thải.
Hàm AI() trong Google Sheets không chỉ chứng minh giá trị, mà còn vượt xa mong đợi. Khác với sự tích hợp Gemini nửa vời mà nhiều người đã trải nghiệm trước đây – nơi bạn có thể gọi một chatbot sidebar để hỗ trợ soạn thảo công thức – AI() không phải là một trợ lý, mà chính nó là một công thức. Tại thời điểm hiện tại, =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt sang tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến bất ngờ:
=AI("lời nhắc", [vùng dữ liệu])Bạn chỉ cần nhập một lời nhắc (prompt), chọn một vùng dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc soạn thảo công thức phức tạp và trực tiếp trả về kết quả đầu ra. Đằng sau hậu trường, Google đang điều hướng yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý công việc nặng nhọc. Bạn không cần phải viết một công thức đa chức năng; bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn, và Sheets sẽ làm phần còn lại.
Có hai ưu điểm lớn khi đây là một hàm chứ không phải một tính năng độc lập: Đầu tiên, bằng cách giới hạn phạm vi chú ý của AI vào một vùng cụ thể, bạn có thể giảm thiểu hiện tượng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó hoạt động hoàn hảo với tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Sheets. Hãy cùng khám phá ý nghĩa của điều này qua một vài ví dụ cụ thể.
Ví Dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Định Dạng Câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản sang chữ hoa, chữ thường hoặc chữ cái đầu mỗi từ viết hoa (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang định dạng câu (sentence case – chữ cái đầu câu viết hoa, còn lại chữ thường). Google Sheets cũng không có một hàm gốc nào cho việc này. Trong Excel (hoặc Sheets), giải pháp thủ công sẽ trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Công thức phức tạp để chuyển đổi văn bản sang định dạng câu trong Excel.
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng nó chắc chắn không trực quan. Nếu bạn không biết sẵn công thức này, bạn sẽ phải tìm kiếm hoặc mất thời gian để xây dựng nó. Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Nhấn Enter và sau đó chọn Generate and Insert, và bạn đã hoàn thành! Không cần phải “đau đầu” cố gắng nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền (autofill) nó xuống toàn bộ tập dữ liệu của mình giống như bất kỳ hàm nào khác.
Sử dụng hàm AI() để tự động chuyển đổi một dải ô sang định dạng câu trong Google Sheets.
Lưu ý: Bạn cần đặt lời nhắc của mình trong dấu ngoặc kép ("). Nếu bạn cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong lời nhắc, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (') thay thế.
Ví Dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Từ Địa Chỉ Email
Giả sử bạn có một cột đầy đủ các địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Minh họa công thức Excel truyền thống để trích xuất tên miền từ địa chỉ email.
Công thức này hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: Bạn có thể nhớ nó ngay lập tức không? Liệu một người bình thường có biết bắt đầu từ đâu không? Bây giờ, hãy xem cách làm với =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Có thể hơi khó chấp nhận nếu bạn tự hào về kỹ năng bảng tính của mình, nhưng đây rõ ràng là một sự tăng cường năng suất lớn.
Ví Dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc Khách Hàng (Sentiment Analysis)
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như đã đề cập trước đó, hàm AI() không cố gắng ghép nối các tổ hợp hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hoặc Google Sheets có thể làm. Bạn đang truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Điều đó mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu chứa các phản hồi của khách hàng trong Google Sheets.
Giả sử bạn có một cột phản hồi của khách hàng và bạn muốn gắn thẻ cảm xúc cho từng phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một danh sách từ khóa tích cực và tiêu cực và hy vọng sự khớp nối đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Thực hiện phân tích cảm xúc tự động cho phản hồi khách hàng bằng hàm AI() trong Google Sheets.
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại các khiếu nại của khách hàng dựa trên kết quả phân tích cảm xúc bằng hàm AI() trong Google Sheets.
Bây giờ bạn đang kết nối đầu ra từ hàm AI() đầu tiên với hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống như tương lai, thì không biết điều gì sẽ giống.
Giới Hạn và Thực Tế: AI Không Phải Là Phép Thuật
Tất nhiên, AI không phải là phép thuật. Nó vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục hàng đầu tiên trả về kết quả chính xác, hàng thứ hai mươi lăm có thể là một lỗi bất ngờ.
Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào một hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như ví dụ cuối cùng, lỗi có thể tích lũy nhanh chóng. Một kết quả “Positive” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị dán nhãn “None”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là lúc các công thức truyền thống vẫn có ưu thế – một khi chúng hoạt động, chúng sẽ luôn hoạt động đúng.
Về mặt kỹ thuật, hàm AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng khối nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng giới hạn mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa công bố con số chính xác, nhưng người dùng thường đạt đến giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Tương Lai Của Bảng Tính Với Hàm AI()
Chúng ta đang sống trong những thời điểm thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và bây giờ khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tích hợp AI thực sự bắt đầu có ý nghĩa và giúp hoàn thành công việc thực tế. Vậy, bạn có nên bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI làm chủ không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì không, đừng tin tưởng một hàm AI sẽ làm đúng. Trong những trường hợp đó, bạn nên nhờ ChatGPT giúp bạn tạo ra một công thức, tự kiểm tra nó và sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề sống còn. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng cường năng suất tuyệt đối. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, chúng ta có thể thấy nó thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức thủ công, điều đó cũng không sao. Chỉ là đừng trách những người khác khi họ chọn con đường dễ dàng hơn, nếu nó hiệu quả. Điều này giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: Nhiều người vẫn thích xe số sàn, nhưng không ghét xe số tự động – chúng chính là tương lai. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về hàm AI() này trong phần bình luận bên dưới và đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật những công nghệ mới nhất!
