Nếu bạn chỉ sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc tiêu đề thư, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tính năng mạnh mẽ. Công cụ tìm kiếm này ẩn chứa nhiều khả năng vượt xa những gì bạn nghĩ, giúp bạn quản lý hộp thư điện tử khổng lồ một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail đều chỉ sử dụng các tính năng cơ bản. Họ nhập tên, chủ đề hoặc một từ khóa chung chung và lướt qua kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp thử và sai này tuy có hiệu quả nhưng lại chậm và thường gây khó chịu. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp và tinh vi hơn rất nhiều so với vẻ ngoài của nó.
Giao diện tìm kiếm cơ bản của Gmail hiển thị kết quả cho từ khóa 'thiết kế nội thất'
Hãy xem thanh tìm kiếm Gmail như một Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như việc bạn có thể tìm kiếm thông tin trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tìm chính xác những gì mình đang cần. Nó hiểu ngữ cảnh, các bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều hơn thế nữa. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn tích lũy qua nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang tìm một hợp đồng mà sếp bạn gửi vào tháng 6. Thay vì cuộn qua hàng trăm email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp bạn trong tháng 6 có kèm tệp PDF. Phương pháp này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công từng tin nhắn.
Các Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả mong muốn. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Bao gồm cả người gửi, chẳng hạn như from:[email protected], và bạn đã truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail với cú pháp tìm kiếm email từ người gửi và loại tệp đính kèm cụ thể
Tìm kiếm theo ngày cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày tháng là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng 1. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm theo các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến bằng nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với label:. Ví dụ, label:work contract sẽ hiển thị tất cả tin nhắn được gắn nhãn “work” có chứa từ “contract”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “meeting agenda” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo thứ tự đó. Bạn sẽ không còn phải sàng lọc qua những đề cập không liên quan đến “meeting” hay “agenda” riêng lẻ.
Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Kết Quả Chính Xác Hơn
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đã đủ để có được kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn tập trung vào chính xác những gì bạn đang tìm kiếm với độ chính xác cao nhất.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên Amos được gửi trong nửa đầu tháng 4. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ Amos trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa các tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc với một chủ đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:update from:[email protected] is:unreadBạn càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh các truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Cách Tạo Bộ Lọc Từ Các Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi tìm ra một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Quá trình tạo bộ lọc thư mới trong Gmail qua bảng điều khiển tìm kiếm nâng cao
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối bên phải thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền vào các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Khi các tiêu chí của bạn đã được thiết lập, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng điều khiển thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động mà bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của mình. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một sự tiện lợi thông thường. Đó là một công cụ mạnh mẽ, có khả năng tìm kiếm và tùy chỉnh cao. Mặc dù trông khiêm tốn, nhưng bên dưới, nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn học được cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình đã xoay sở được nếu không có nó.
