Việc sao lưu email là một thói quen cần thiết trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng và tránh những sự cố không mong muốn. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực hiện việc này một cách đúng đắn. Bản thân tôi cũng từng đối mặt với nỗi lo mất email sau một sự cố xóa nhầm, và tôi đã mắc phải nhiều sai lầm trên hành trình sao lưu dữ liệu của mình. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt, hoặc thậm chí là không sao lưu gì cả, những sai lầm dưới đây có thể trở thành “cơn ác mộng” gây mất mát dữ liệu không thể phục hồi.
1. Chần Chừ Quá Lâu Giữa Các Lần Sao Lưu Email
Rất dễ để chúng ta mặc định rằng email của mình luôn an toàn trong hộp thư đến và liên tục trì hoãn việc sao lưu. Nhưng trong khoảng thời gian đó, nhiều vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ, bạn có thể bị khóa tài khoản Google hoặc vô tình xóa mất một hoặc nhiều email cùng các tệp đính kèm quan trọng. Chính tôi cũng từng nghĩ mình có thể chỉ cần sao lưu hàng tháng, cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email quan trọng.
Xuất bản sao email Gmail bằng Google Takeout
May mắn thay, việc hình thành thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần rất đơn giản. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail, một trong những dịch vụ email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây, hoặc một địa điểm tương tự dễ dàng truy cập khác.
2. Chỉ Sao Lưu Chọn Lọc Các Thư Mục Quan Trọng
Việc chỉ sao lưu một số email hoặc các email trong một thư mục cụ thể thoạt nghe có vẻ hợp lý, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Nhiều chi tiết quan trọng có thể bị bỏ lỡ trong các email nằm ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, như thư mục Quảng cáo (Promotions) hoặc Thư đã gửi (Sent Folder). Tôi đã học được bài học này một cách khó khăn và giờ đây tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc tôi thường tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những dữ liệu ít quan trọng hơn chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn của mình hai lần, vì chúng thường là những tệp khó khôi phục nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang nên được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập vào chúng.
3. Bỏ Qua Bước Kiểm Tra Khả Năng Khôi Phục Bản Sao Lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đang được xuất không đúng cách. Tôi cứ nghĩ rằng mình đã tải các tệp xuống và chúng sẵn sàng để được sao lưu vào vị trí lưu trữ. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi tôi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn là tôi đã phát hiện ra lỗi này khá sớm và không làm mất dữ liệu quá quan trọng nào. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem mình có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung các tệp sao lưu của bạn và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Phụ Thuộc Vào Duy Nhất Một Vị Trí Sao Lưu
Chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy thử nghĩ: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn đều được lưu trữ trên laptop và chiếc laptop đó đột nhiên gặp sự cố hoặc bị mất? Đó là loại tình huống bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được cắm vào máy tính để sao lưu dữ liệu email
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị tấn công chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất hai địa điểm khác nhau. Lý tưởng nhất là bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân tôi làm, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một địa điểm vật lý ngoại tuyến.
5. Để Các Bản Sao Lưu Email Không Được Mã Hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều nên được mã hóa để bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản nên đã không mã hóa các bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Nó có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập vào các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Trước đây, tôi từng nghĩ mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc đó thực sự không khó chút nào. Sự an tâm khi biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào vào bất kỳ lúc nào hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy tìm hiểu về các mẹo sao lưu nhanh chóng mà bạn có thể thiết lập dễ dàng để duy trì lịch trình.
