Notion từ lâu đã trở thành một công cụ quản lý công việc và kiến thức đa năng được hàng triệu người dùng trên toàn cầu yêu thích, từ cá nhân đến các đội nhóm lớn. Với phiên bản miễn phí, Notion đã cung cấp rất nhiều giá trị, giúp người dùng tổ chức mọi thứ từ ghi chú đơn giản đến các hệ thống quản lý dự án phức tạp. Tuy nhiên, nếu bạn đang cân nhắc nâng cấp lên gói Notion Plus, bạn có thể tự hỏi liệu khoản đầu tư này có thực sự mang lại lợi ích xứng đáng? Với kinh nghiệm sử dụng Notion hàng ngày, tôi nhận thấy rằng gói đăng ký Notion Plus không chỉ “tự chi trả” cho mình mà còn mở ra những khả năng nâng cao hiệu suất làm việc vượt trội. Dưới đây là 6 lý do chính khiến việc nâng cấp lên Notion Plus là một quyết định thông minh, đặc biệt với những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và khai thác tối đa sức mạnh của nền tảng này.
1. Tự Động Hóa Giúp Quản Lý Bảng Dữ Liệu Lớn Hiệu Quả Hơn
Phần lớn quy trình làm việc của tôi trong Notion liên quan đến việc theo dõi các tác vụ với trạng thái thay đổi liên tục. Với phiên bản miễn phí, việc cập nhật thủ công trạng thái tác vụ trong các bảng và các trường liên quan thường tốn rất nhiều thời gian và công sức. Notion Plus giải quyết triệt để vấn đề này nhờ tính năng tự động hóa mạnh mẽ. Giờ đây, chỉ cần thay đổi một trường thả xuống (dropdown field), mọi thứ khác sẽ tự động cập nhật theo, biến việc quản lý tác vụ trở nên cực kỳ dễ dàng.
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết tôi tạo cho trang MakeUseOf. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác như ngày hoàn thành, người kiểm duyệt sẽ tự động cập nhật. Bên cạnh đó, các tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình lặp lại cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Điều này giúp tiết kiệm vô số thời gian và làm cho việc theo dõi công việc của tôi trong Notion trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc phải cập nhật thủ công từng thuộc tính mỗi khi tôi gửi đề xuất, nộp bài, hoặc chỉnh sửa tác vụ. Trước khi đăng ký gói Plus, tôi phải cập nhật từng thuộc tính riêng lẻ trong các bảng Notion của mình, và chúng trở nên khó quản lý ngay khi quy trình làm việc của tôi trở nên bận rộn hơn.
Dự án Asana được đồng bộ hóa trong Notion, minh họa khả năng tự động hóa và quản lý tác vụ hiệu quả
2. Không Giới Hạn Khối (Blocks) Mở Rộng Khả Năng Tổ Chức
Các “block” trong Notion là những phần tử cơ bản bạn đặt trên một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, có thể là danh sách việc cần làm, hộp kiểm, nội dung nhúng hoặc thậm chí là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion có giới hạn 1.000 block nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác – đây là một vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác mà tôi theo dõi trong Notion.
Notion Plus loại bỏ giới hạn này, cho phép bạn sử dụng khối không giới hạn, đồng thời cho phép bạn mời tối đa 100 khách vào các trang của mình. Mặc dù tôi không chia sẻ các trang của mình với nhiều người đến vậy, nhưng việc có các khối không giới hạn trong không gian làm việc chia sẻ có nghĩa là tôi và các đồng đội có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không phải lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu đặc biệt dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web tôi phát triển. Các tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã backend, tài liệu phía máy khách, và nhiều hơn nữa.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, dễ dàng biện minh cho mức giá 10 đô la cho gói đăng ký.
Bạn cũng được phép tải lên không giới hạn số lượng tệp, với giới hạn dung lượng 5GB cho mỗi tệp riêng lẻ. Như bạn có thể đoán, điều này là quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn và tệp văn bản, cùng mọi thứ tôi cần liên quan đến một dự án cụ thể, tất cả chỉ trong một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án Qua Biểu Đồ
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ hình tròn (donut). Kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập phần trăm hoàn thành tác vụ và xem tổng thể tiến độ của một dự án chỉ trong nháy mắt.
Bạn cũng có thể thực hiện điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng các thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất để đạt được điều này. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp được liên kết với các hộp kiểm theo dõi các mục tiêu riêng lẻ.
Thanh tiến độ tác vụ được quản lý trong cơ sở dữ liệu Notion, thể hiện khả năng trực quan hóa tiến độ dự án
Việc trực quan hóa tiến độ của bạn mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết một dự án đã đi được bao xa. Các chỉ số trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các tác vụ và phân bổ tài nguyên đến đúng khu vực, tăng cường trách nhiệm giải trình và giúp bạn thấy được tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Trang Dài Hơn: An Tâm Hơn Khi Làm Việc
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó đã quá cũ và chương trình bạn đang sử dụng không theo dõi lịch sử lâu đến vậy chưa? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Bạn có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình với gói đăng ký Plus, so với bảy ngày được cung cấp trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng 30 ngày.
Lịch sử phiên bản trang Notion cho phép khôi phục nội dung
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ các trang với thành viên trong nhóm hoặc khách mà không phải căng thẳng về việc ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã đi được bao xa. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị công việc mà nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng sẽ bị mất đi còn lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
5. Vô Số Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ Hóa Đa Nền Tảng
Bạn chỉ có một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể gây ra vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ các kho lưu trữ GitHub của mình vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của tôi, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và nó sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Giao diện cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trong Notion, cho phép kết nối đa dạng với các dịch vụ bên ngoài
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion. Giới hạn hàng trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, điều này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các tác vụ và đề cập đến các vé và vấn đề này ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ tác vụ hoặc vấn đề nào trong Notion dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Chuyên Nghiệp Hóa Không Gian Làm Việc
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cho phép bạn truy cập vào các tùy chỉnh trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng trang (favicon) và bản xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, và nhiều hơn nữa. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng cần có một bản sắc thương hiệu cụ thể và không muốn trông như được tạo ra vội vàng trong một chương trình bên ngoài.
Máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, cùng với các bản phác thảo thiết kế và điện thoại có logo Notion, minh họa khả năng tùy chỉnh giao diện chuyên nghiệp
Ngoài ra, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện của các trang Notion và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù mất một thời gian để tạo ra một trang đúng ý mình, nhưng các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn sẽ nhìn chằm chằm vào một tài liệu trong nhiều giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không áp dụng điều này cho mọi trang tôi có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo các trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Notion Plus thực sự có thể tạo nên điều kỳ diệu nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại hoặc theo dõi công việc, tiến độ và dự án của mình. Các tính năng mà nó cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối, và cuối cùng, những lợi ích này hoàn toàn xứng đáng với chi phí đăng ký. Hãy cân nhắc nâng cấp để mở khóa toàn bộ tiềm năng của Notion và đưa hiệu suất làm việc của bạn lên một tầm cao mới. Đừng ngần ngại chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng mà bạn yêu thích nhất ở Notion Plus trong phần bình luận bên dưới!
