Bạn có bao giờ ước máy tính của mình có thể tự động hoàn thành những công việc tẻ nhạt hàng ngày, giúp bạn có thêm thời gian cho những ưu tiên khác? Nhờ công cụ Power Automate được tích hợp sẵn trong Windows 11, điều này hoàn toàn khả thi. Thuthuatdidong.net – nguồn thông tin công nghệ uy tín hàng đầu, sẽ chia sẻ chi tiết 5 cách mà tôi đã áp dụng Power Automate trong Windows 11 để tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại, qua đó tối ưu hóa thời gian và tăng cường năng suất làm việc một cách đáng kể. Hãy cùng khám phá những khả năng mạnh mẽ của Power Automate và biến máy tính của bạn thành một trợ lý đắc lực!
1. Dọn Dẹp Màn Hình Nền Tự Động Mỗi Ngày
Mặc dù có nhiều cách tốt hơn để lưu trữ tệp tin so với việc để chúng trên màn hình nền, nhưng desktop của tôi thường xuyên trở thành một bãi chứa lộn xộn ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp tin ngẫu nhiên suốt cả ngày. Để khắc phục tình trạng này, tôi đã tạo một luồng Power Automate tự động sắp xếp các tệp trên màn hình nền vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời gian cố định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến các thư mục tương ứng dựa trên loại tệp. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx, và .pdf được chuyển vào thư mục Documents; các tệp hình ảnh như .jpg và .png chuyển vào thư mục Images; và các tệp lối tắt .lnk được chuyển đến thư mục Shortcuts.
Cách thiết lập luồng dọn dẹp Power Automate
Việc thiết lập luồng này khá đơn giản thông qua giao diện trực quan của Power Automate. Đầu tiên, bạn mở Power Automate cho máy tính để bàn và nhấp vào New flow (Luồng mới). Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu, ví dụ “Desktop Cleanup”, sau đó nhấp vào Create (Tạo). Bạn sẽ được chuyển hướng đến cửa sổ chính của luồng. Tại đây, bạn có thể sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save (lưu).
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: '''Shortcuts''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: '''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: '''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Images''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: '''Images''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: '''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: '''%SpecialFolderPath%\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: '''Documents''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: '''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: '''%SpecialFolderPath%\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsTích hợp với Task Scheduler
Để luồng này chạy tự động mà không cần can thiệp thủ công, bạn có thể dễ dàng lên lịch cho nó sử dụng công cụ Windows Task Scheduler. Việc này đảm bảo rằng màn hình nền của bạn sẽ luôn gọn gàng mà không cần bạn phải nhớ thực hiện tác vụ dọn dẹp mỗi ngày.
2. Tổ Chức Tài Liệu Với Tính Năng Kiểm Soát Phiên Bản
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển; nó là một cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản rải rác ở các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giải quyết vấn đề này.
Tự động sao lưu và đồng bộ với OneDrive
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive bất cứ khi nào chúng được sửa đổi. Luồng này theo dõi các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây. Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu cập nhật của các tài liệu quan trọng trong đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ cho các tệp của tôi an toàn và có tổ chức mà không cần tôi phải động tay.
Quản lý phiên bản tài liệu có dấu thời gian
Ngoài ra, tôi còn cấu hình tính năng phiên bản có dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng truy xuất nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive. Để thiết lập luồng này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trong trình duyệt web.
3. Tiết Kiệm Thời Gian Với Tự Động Hóa Chuyển Đổi Tệp
Làm việc với các tệp ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một vấn đề đau đầu, đặc biệt là khi bạn phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã dành rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Chuyển đổi định dạng tệp tự động
Ứng dụng Power Automate desktop có một số luồng chuyển đổi tệp tích hợp sẵn. Nó sẽ giám sát một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào—cho dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint—luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý vào các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng, giúp mọi thứ luôn được sắp xếp và dễ tìm kiếm.
Tự động chia sẻ tệp qua email
Tuy nhiên, bước tiết kiệm thời gian thực sự là bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi mọi lo lắng.
4. Power Automate: Chìa Khóa Cân Bằng Công Việc và Cuộc Sống
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ bị cuốn vào các công việc liên quan đến công việc ngoài giờ quy định. Đây chính là lúc bạn cần đến sự kết hợp giữa Power Automate và Windows Task Scheduler.
Ngắt kết nối công việc đúng giờ
Tôi đã tạo một luồng tự động đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một giờ cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian riêng mà không bị cám dỗ liên tục kiểm tra công việc. Luồng này được kích hoạt bởi một tác vụ được lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy nhất quán vào thời gian đã định.
Kích hoạt chế độ “không làm việc” cuối tuần
Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại (record feature) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng mà tôi muốn đóng và bắt đầu một bản ghi mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi đã có một luồng cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình. Tiếp theo, tôi chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các kịch bản như ứng dụng không được mở. Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần để kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này sẽ bật trả lời tự động “vắng mặt” trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Tự Động Hóa Lịch Trình, Sắp Xếp Ngày Làm Việc
Quản lý một lịch trình bận rộn cũng có thể giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Biến sự kiện lịch thành nhiệm vụ cần làm
Tính năng tự động hóa này được cung cấp bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng dành cho máy tính để bàn), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do. Nhờ đó, mỗi khi có cuộc họp mới được thêm vào lịch, Power Automate sẽ tự động tạo một nhiệm vụ tương ứng trong danh sách To Do của bạn, giúp bạn luôn chủ động và không bỏ lỡ bất kỳ công việc chuẩn bị quan trọng nào.
Khám phá các mẫu có sẵn trên web Power Automate
Trang web Power Automate cung cấp rất nhiều mẫu dựng sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Dĩ nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng những luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ sau khi đã thiết lập.
Các mẫu tự động hóa dựa trên lịch trong ứng dụng web Power Automate
Power Automate thực sự hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và tiết kiệm cho tôi hàng giờ đồng hồ. Bằng cách tự động hóa những khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những điều quan trọng hơn.
Bạn đã thử ứng dụng Power Automate trong Windows 11 chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận dưới đây và đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật thêm những thủ thuật công nghệ hữu ích khác!
