Đôi khi, chỉ cần nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ để tôi cảm thấy choáng ngợp, dẫn đến tình trạng kiệt sức hoặc lại dành thêm hàng giờ để xem “chỉ một tập nữa” trên Netflix. Đó là lý do tại sao tôi có xu hướng lập kế hoạch từng phút trong ngày của mình. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI giúp làm điều đó tốt hơn tôi rất nhiều.
1. Lập lịch nhiệm vụ dựa trên ưu tiên và khả dụng
Thay vì dành thời gian tự tay sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch của mình, tôi để Reclaim.ai xử lý việc đó. Reclaim.ai là một công cụ lập lịch và quản lý thời gian hỗ trợ AI, đồng bộ với Google Calendar của tôi và tự động sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian rảnh của tôi.
Reclaim.ai thực hiện tất cả những điều này trong khi đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hoặc khi Reclaim.ai đã dành thời gian cho các nhiệm vụ khác. Nếu một nhiệm vụ có ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim.ai sẽ sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên những nhiệm vụ có thời hạn sắp đến cùng với những nhiệm vụ còn nhiều việc phải làm.
Giao diện Reclaim.ai hiển thị Planner với danh sách nhiệm vụ đã được lập lịch
Ví dụ, tôi có những nhiệm vụ không thể bỏ qua như các buổi học đã được chặn trong lịch. Khi tôi thêm nhiệm vụ vào Reclaim.ai, nó sẽ xem xét điều này và tránh lập lịch bất kỳ nhiệm vụ nào trong những khoảng thời gian đó – trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có thời gian nghỉ giữa các buổi học.
2. Chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn
Một trong những phần tôi yêu thích nhất khi sử dụng Reclaim.ai để lập lịch là nó cho phép tôi chia nhỏ nhiệm vụ và phân chúng thành các phần nhỏ hơn mà tôi có thể trải rộng trong nhiều ngày. Chẳng hạn, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và tôi dự đoán mình sẽ cần dành khoảng 40 giờ chuẩn bị ngoài giờ học trên trường.
Thay vì tự tay chặn thời gian trong lịch cho đến tuần thi cuối kỳ, tôi chỉ cần vào Reclaim.ai, tạo một nhiệm vụ có tên “Chuẩn bị thi cuối kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đã chọn hộp Split Up (Chia nhỏ) nhiệm vụ, để Reclaim.ai tự động phân bổ nó trong nhiều ngày.
Tạo nhiệm vụ mới 'Finals Preparation' trên Reclaim.ai với tính năng chia nhỏ thời gian
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, chỉ định thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một phiên. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim.ai đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, tất cả mà tôi không cần phải làm gì!
Nếu thời gian eo hẹp, và tôi có các nhiệm vụ kém quan trọng hơn đã được chặn, Reclaim.ai sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt.
3. Tự động sắp xếp lại nhiệm vụ
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới nơi tôi đánh dấu hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có cách chen ngang, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng khiến Reclaim.ai khác biệt so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hay ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập trước đó, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại nhiệm vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giữ cho các nhiệm vụ của tôi đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực bổ sung nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn liệu bạn muốn nhiệm vụ tự động bắt đầu khi được lên lịch hay thủ công.
Cài đặt tùy chọn khởi động nhiệm vụ tự động hoặc thủ công trong Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim.ai sẽ giả định bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã lên lịch. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần nhấn Start (Bắt đầu) thủ công trước khi bắt đầu một nhiệm vụ. Nếu không, Reclaim.ai sẽ giả định bạn đã bỏ lỡ và sắp xếp lại nó. Tôi đã bật tùy chọn sau, và nó thực sự là một cứu tinh.
4. Thêm giờ nghỉ để tránh kiệt sức
Một điều tôi không tự hào lắm là thói quen lên lịch quá dày đặc và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho thời gian nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực, mà không cần nghỉ ngơi một chút nào. Nhưng thành thật mà nói, tôi đang tự lừa dối mình.
Tôi đã tích cực cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, mặc dù việc cố gắng làm việc không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ trong nửa đầu ngày, nhưng về lâu dài, điều đó không bền vững. Đây là lúc Reclaim.ai phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tục.
Thiết lập thời gian nghỉ đệm (buffer time) giữa các nhiệm vụ trong Reclaim.ai
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không có gì cả). Tôi đã cài đặt 30 phút trước các nhiệm vụ. Nó cũng thêm “Decompression Time” (Thời gian thư giãn) sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi có các cuộc họp cần tham dự.
5. Giúp tôi theo dõi cách sử dụng thời gian của mình
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim.ai cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “My Time” (Thời gian của tôi), nó phân loại thời gian của bạn thành Travel (Di chuyển), Deep work (Công việc chuyên sâu) và Shallow work (Công việc nông).
Nó cũng cho thấy bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho “Habits & Tasks” (Thói quen & Nhiệm vụ) trong cùng các khoảng thời gian. Ngoài ra, Reclaim.ai còn theo dõi thời gian trung bình dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp một đối một và cuộc họp nhóm. Phần tôi yêu thích nhất là mục Work-life balance (Cân bằng công việc-cuộc sống), nơi nêu bật số giờ cá nhân, giờ nghỉ phép và giờ làm việc ngoài giờ làm việc bình thường của bạn.
Biểu đồ phân tích Thói quen & Nhiệm vụ và mục Cân bằng công việc-cuộc sống trong Reclaim.ai
Mỗi lần tôi kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch ngủ! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mẫu hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc nông và cần chặn nhiều thời gian tập trung hơn cho công việc chuyên sâu hay không.
Tôi cá nhân tin rằng Reclaim.ai là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc đời tôi theo chiều hướng tốt đẹp hơn, và nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi dành cho việc sắp xếp các sự kiện trong lịch của mình, đồng thời cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những điều thực sự quan trọng. Hãy khám phá và chia sẻ trải nghiệm của bạn về Reclaim.ai nhé!
