Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh trong công việc hàng ngày của chúng ta, và việc soạn thảo email không phải là ngoại lệ. Với khả năng viết nhanh chóng chỉ trong vài giây, AI mang lại tiềm năng to lớn để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ AI để viết email không phải lúc nào cũng tối ưu. Điều quan trọng là phải nhận biết được khi nào nên để AI hỗ trợ, và khi nào đòi hỏi sự can thiệp trực tiếp từ con người, để đảm bảo hiệu quả giao tiếp và duy trì sự chuyên nghiệp.
Những Trường Hợp AI Là “Trợ Thủ Đắc Lực” Cho Email
Trong một số tình huống nhất định, AI có thể trở thành công cụ không thể thiếu, giúp bạn xử lý khối lượng email lớn hoặc tinh chỉnh văn phong một cách hiệu quả.
Email Đơn Giản, Mang Tính Hậu Cần
Đối với những email có nội dung đơn giản, mang tính chất hậu cần hoặc yêu cầu phản hồi nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo gần như không gây ra bất kỳ vấn đề nào. Khi nội dung không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, AI hoàn toàn có thể giúp bạn tạo ra những phản hồi chính xác và chuyên nghiệp. Ví dụ, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như: “Viết email trả lời ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp vào 11 giờ sáng” khi cần sắp xếp một cuộc hẹn.
Giải Quyết Nỗi Lo “Ngập” Email Đến
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và việc trả lời từng email một đôi khi trở thành gánh nặng. Mặc dù lời khuyên chung là tránh dùng AI cho những nội dung cần sự độc đáo, nhưng việc tận dụng AI như một công cụ hỗ trợ có thể giảm đáng kể áp lực viết lách. Bạn có thể soạn thảo các ý chính dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email hoàn chỉnh và mạch lạc.
Cách ChatGPT biến các gạch đầu dòng thành một email hoàn chỉnh.
Bên cạnh đó, AI còn hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý email. Các công cụ như Copilot trong Outlook cung cấp nhiều tính năng để duyệt email nhanh chóng, trong khi các trợ lý AI khác như Grammarly và Sanebox cũng giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả hơn.
Công Cụ Tinh Chỉnh Văn Phong & Ý Tưởng
Khi bạn bị bí ý tưởng hoặc cần cải thiện văn phong cho một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ cho quá trình tư duy và soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email hiện tại và yêu cầu AI chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn. Việc sử dụng công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn mà giúp bạn tinh chỉnh chúng trở nên sắc bén và hiệu quả hơn.
Khi Nào Bạn Không Nên Giao Phó Việc Viết Email Cho AI
Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích, nhưng có những tình huống mà sự can thiệp của con người là không thể thay thế.
Yêu Cầu Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện Cao
Khi email đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện sâu sắc hoặc cần truyền tải quan điểm cá nhân có giá trị, việc hoàn toàn dựa vào AI là không khôn ngoan. Đồng nghiệp, quản lý hay bạn bè của bạn muốn lắng nghe suy nghĩ và ý kiến độc đáo của chính bạn, chứ không phải một văn bản được tạo ra bởi ChatGPT. AI có thể là công cụ bổ trợ, nhưng không thể thay thế được khả năng sáng tạo và bản sắc cá nhân trong giao tiếp.
Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa & Tinh Chỉnh Đầu Ra
Các mô hình ngôn ngữ AI thường có xu hướng tạo ra văn bản dài dòng, lặp lại và thiếu tự nhiên. Trừ khi bạn là chuyên gia trong kỹ thuật prompt (câu lệnh) hoặc cung cấp chi tiết cực kỳ cụ thể, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa đầu ra từ ChatGPT. Blaise Pascal từng nói: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn”, câu nói này rất đúng khi áp dụng cho việc viết lách bằng AI. Nếu bạn không có thời gian để tinh chỉnh, email do AI tạo ra có thể trở nên quá chung chung và không đạt được mục đích giao tiếp.
Đơn cử, nếu bạn yêu cầu AI viết một email đơn giản, ngay cả khi thêm yêu cầu “ngắn gọn”, kết quả vẫn có thể khá chung chung và cần được cá nhân hóa để có tính độc đáo và súc tích hơn. Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn nên tránh dùng hoàn toàn để tránh rủi ro bị gắn cờ sai.
Nguy Cơ Gây Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Việc sử dụng AI để viết email có thể mất của bạn vài giây để đưa ra câu lệnh, nhưng lại có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Một email dài dòng, lủng củng và thiếu chân thực do AI tạo ra có thể khiến người đọc cảm thấy khó chịu, bởi họ biết rằng bạn có lẽ đã dành ít thời gian viết hơn thời gian họ bỏ ra để đọc. Mục tiêu của công cụ AI là giúp bạn tối ưu thời gian để đạt được sản lượng cao hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng chúng.
Một quy tắc nhỏ để cân nhắc khi sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác là: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi dùng AI hay không? Đối với các email đơn giản, việc phát triển dàn ý hoặc dùng AI làm công cụ bổ trợ có lẽ không gây ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì không muốn dành thời gian để viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng nó. Đôi khi, không nói gì còn tốt hơn là nói những điều không có giá trị.
Kết Luận
Sử dụng AI để viết email là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc, nhưng sự hiệu quả của nó phụ thuộc vào cách bạn sử dụng. Thấu hiểu khi nào nên tận dụng AI cho các tác vụ đơn giản, giải quyết khối lượng email lớn hay tinh chỉnh văn phong, và khi nào cần trực tiếp đầu tư tư duy sáng tạo cùng sự chỉnh sửa cẩn thận, là chìa khóa để duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng trong giao tiếp. Hãy luôn đặt chất lượng thông tin và trải nghiệm của người nhận lên hàng đầu.
Bạn nghĩ sao về việc ứng dụng AI trong việc soạn thảo email? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới, và đừng quên theo dõi thuthuatdidong.net để cập nhật những kiến thức công nghệ mới nhất!
