Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới. Nhưng giống như thư mục khởi động trên máy tính, tôi không muốn bị đè nặng bởi quá nhiều thứ khởi chạy trong tâm trí đang phân tán của mình. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước giúp tôi có lợi thế dẫn đầu và có thể bắt tay vào việc ngay lập tức.
Vì Sao Lập Kế Hoạch Từ Đêm Hôm Trước Giúp Tăng Động Lực Làm Việc?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy có nghĩa là bộ não của tôi chưa sẵn sàng cho việc đưa ra các quyết định quan trọng. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước tận dụng một mẹo tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức của chúng ta xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Nó giống như một vận động viên vào vị trí trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm trong lúc uống cà phê, tôi biết chính xác phải bắt đầu từ đâu. Tôi không cho bộ não mình cơ hội để tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được định sẵn. Sự rõ ràng làm giảm ma sát và giúp tôi nhanh chóng tập trung.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn. Tôi từng thử nghiệm việc sử dụng AI để thiết lập một thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển việc này sang buổi tối hôm trước.
Giao diện ChatGPT được sử dụng để hỗ trợ lập lịch và quản lý công việc buổi sáng
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút suy nghĩ vào buổi sáng và chuyển năng lượng đó vào công việc hiệu quả. Nhưng bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch công việc hiện tại của bạn vẫn có thể hiệu quả – hãy thử nghiệm với nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích không. Bạn cũng có thể tận dụng lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng Có Thể Gây Ra Trì Hoãn
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường che giấu sự trì hoãn dưới lớp vỏ của năng suất. Sức mạnh ý chí thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với hộp thư đến tràn ngập, Slack ồn ào, hoặc một danh sách công việc khổng lồ, không rõ ràng sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Bộ não của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, vì vậy chúng ta trì hoãn.
Bạn có thể nói, “Tôi sẽ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất chỉ để phản ứng tức thời với lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ khó khăn và rồi đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Thông báo và yêu cầu khẩn cấp cướp đi sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng đã làm tình hình trở nên tồi tệ hơn theo những cách khác nhau:
- Cơn sóng thần thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập lụt với các cuộc trò chuyện chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch cho ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách nhiệm vụ lớn, chưa được sắp xếp trong các công cụ như Asana mà không có ưu tiên rõ ràng gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi đã thêm các nhiệm vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu kỹ thuật số chiếm lấy.
Mẹo Thực Tế Để Lập Kế Hoạch Buổi Tối (Với Hỗ Trợ Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu thật đơn giản. Sử dụng cấu trúc chung để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng bạn, chỉ cần 5 đến 10 phút và thực hiện một cách nhất quán. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen.
Ghi Nhận & Thu Thập (Brain Dump & Capture)
Dọn dẹp tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ vẩn vơ.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng để thử.
Xem Lại & Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở ứng dụng quản lý công việc chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách nhiệm vụ của bạn và lịch trình ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi nó là Điểm Nhấn Hàng Ngày của tôi, và tôi phân loại nó là một việc gì đó Khẩn cấp, Đáng hài lòng, hoặc Mang lại niềm vui.
Bảng tính Google Sheets hiển thị các nhiệm vụ quan trọng nhất (My Daily Highlight) được phân loại theo mức độ ưu tiên
Giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn ở 3 đến 5 mục quan trọng để giảm bớt sự choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Làm sau” (Someday) hoặc hoãn lại các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Kỹ Thuật Chặn Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ ngơi, tập thể dục và ăn trưa. Coi chúng như những cuộc hẹn.
Mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho các cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Kỹ thuật Chặn Thời Gian không phù hợp với bạn, thì hãy thử Gom Nhóm Nhiệm Vụ (Task Batching). Tôi thường xuyên luân phiên giữa hai kỹ thuật này vì các ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây”.
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không làm phiền (Android) để tắt tiếng các phiền nhiễu trong suốt các khối thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên điện thoại Android giúp hạn chế thông báo và tăng cường năng suất làm việcAndroid
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây. Những lời khuyên này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ dùng của bạn vào đêm hôm trước.
Kiểm Tra Cuối Cùng & Cam Kết
Quét qua lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết tinh thần với công cụ năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là việc viết một danh sách việc cần làm, đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày tiếp theo. Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu có những sự cố bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch nhỏ và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng và sự căng thẳng buổi sáng bằng động lực.
