Canva đã trở thành công cụ thiết kế đồ họa không thể thiếu đối với hàng triệu người dùng, từ những nhà thiết kế chuyên nghiệp đến người mới bắt đầu. Tuy nhiên, đôi khi các dự án phức tạp có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với vai trò là một chuyên gia về công nghệ và thiết kế, tôi đã đúc kết được nhiều mẹo, tính năng và phím tắt thông minh giúp cắt giảm đáng kể thời gian thiết kế, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc trên Canva. Bài viết này sẽ chia sẻ 10 thủ thuật Canva hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng ngay để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, biến những giờ làm việc căng thẳng thành những phút giây sáng tạo đầy hứng khởi.
1. Đánh Dấu Yêu Thích Các Yếu Tố (Starring Favorite Elements)
Một trong những cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để tiết kiệm thời gian là sử dụng tính năng “Đánh dấu yêu thích”. Bất cứ khi nào bạn tìm thấy một hình ảnh, biểu tượng (icon) hoặc đồ họa nào mà bạn biết rằng mình sẽ sử dụng thường xuyên, chỉ cần nhấp chuột phải vào yếu tố đó và chọn Star (Đánh dấu sao). Thao tác này sẽ lưu tài nguyên đó vào mục Starred của Canva.
Theo thời gian, bạn có thể xây dựng một thư viện cá nhân gồm các tài nguyên yêu thích của mình, từ biểu tượng đến ảnh, mà không cần phải mất công tìm kiếm lại. Tôi cũng dùng tính năng Star để lưu các mẫu thiết kế Canva phù hợp với phong cách hoặc thương hiệu của mình. Đây là một thay đổi nhỏ nhưng giúp tối ưu đáng kể quy trình làm việc.
Tùy chọn đánh dấu yêu thích các yếu tố trong ứng dụng Canva để tiết kiệm thời gian thiết kế
2. Tận Dụng Bộ Nhận Diện Thương Hiệu (Brand Kits)
Với những ai thường xuyên thiết kế cho nhiều khách hàng hoặc dự án khác nhau, công cụ Brand Kit của Canva thực sự là một trợ thủ đắc lực. Tính năng này cho phép bạn tổ chức logo, font chữ, bảng màu và các yếu tố thiết kế khác cho từng thương hiệu tại một vị trí tập trung. Nhờ đó, bạn có thể truy cập mọi thứ một cách nhanh chóng và đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các thiết kế.
Mặc dù việc thiết lập Brand Kit cho mỗi khách hàng ban đầu có thể tốn một chút thời gian, nhưng một khi đã hoàn thành, bạn sẽ không còn phải lãng phí thời gian tải lại logo hay tìm kiếm mã màu nữa. Mọi thứ bạn cần đều có sẵn, giúp quy trình thiết kế trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Giao diện tab Brand Kit trong Canva giúp quản lý nhận diện thương hiệu hiệu quả
3. Sao Chép Phong Cách (Copy Style)
Trong quá trình thiết kế, việc định dạng văn bản hoặc các yếu tố để đảm bảo tính thẩm mỹ và đồng bộ là rất quan trọng. Khi làm việc với nhiều hộp văn bản hoặc các yếu tố thiết kế cần cùng một định dạng, công cụ Copy Style của Canva sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian.
Thay vì phải điều chỉnh từng yếu tố một cách tỉ mỉ, bạn chỉ cần định dạng một yếu tố với kiểu chữ, kích thước, khoảng cách và hiệu ứng mong muốn, sau đó sử dụng Copy Style để sao chép các cài đặt đó tức thì sang các yếu tố khác.
Tùy chọn sao chép phong cách (Copy Style) trên Canva giúp đồng bộ định dạng nhanh chóng
Cách sử dụng vô cùng đơn giản: chỉ cần nhấp chuột phải vào hộp văn bản hoặc yếu tố đã được định dạng và chọn Copy Style. Sau đó, nhấp vào các hộp văn bản hoặc yếu tố khác mà bạn muốn định dạng, và ngay lập tức chúng sẽ khớp hoàn hảo.
4. Nhân Đôi Trang Thiết Kế (Duplicating Pages)
Khi tạo các bài đăng băng chuyền (carousel posts) trên Instagram, bài thuyết trình, hoặc bất kỳ thiết kế nào yêu cầu cấu trúc nhất quán nhưng có điều chỉnh nhỏ, tôi thường xuyên sử dụng tính năng nhân đôi trang của Canva để tăng tốc độ xử lý.
Tôi cũng rất thích sử dụng tính năng này khi muốn thử nghiệm các biến thể hoặc chưa chắc chắn về thiết kế cuối cùng. Việc nhân đôi trang cho phép tôi thử nghiệm các yếu tố, màu sắc hoặc bố cục mới mà không lo làm hỏng thiết kế gốc hoặc phải hoàn tác mọi thứ.
5. Khám Phá Magic Studio – Trợ Lý AI Đắc Lực
Canva Magic Studio là một trong những tính năng khiến Canva Pro trở nên đáng giá. Tôi thường xuyên sử dụng nó để xóa nền khỏi hình ảnh, chỉnh sửa các yếu tố không mong muốn hoặc thậm chí là tách riêng các phần cụ thể của một bức ảnh.
Các tùy chọn của Magic Studio trong ứng dụng Canva hỗ trợ chỉnh sửa ảnh AI
Một trong những tính năng yêu thích của tôi trong Magic Studio là Magic Edit. Nó cho phép tôi chỉnh sửa một phần hình ảnh – hoặc thậm chí toàn bộ hình ảnh – chỉ bằng một câu lệnh đơn giản. Dù tôi muốn thay đổi màu sắc, thêm một yếu tố mới, hay xóa bỏ hoàn toàn một vật thể, tất cả đều được thực hiện trong vài giây.
6. Khai Thác Sức Mạnh Ứng Dụng Canva (Canva Apps)
Canva cung cấp một loạt các công cụ mạnh mẽ, nhưng không phải lúc nào cũng đáp ứng mọi nhu cầu sáng tạo. Tuy nhiên, với hàng trăm ứng dụng của bên thứ ba được tích hợp trực tiếp vào Canva, tôi không cần phải chuyển đổi giữa các chương trình khi tạo thiết kế của mình. Mọi thứ tôi cần đều chỉ cách một cú nhấp chuột.
Ví dụ, ứng dụng Mockups trong Canva cho phép tôi nhanh chóng xem trước thiết kế của mình trên các vật thể đời thực như cốc, áo phông hoặc thậm chí bao bì trong vài giây. Tôi cũng thường xuyên sử dụng ứng dụng Dynamic QR Codes để tạo mã QR có thể quét và cập nhật sau này.
Tab Ứng dụng (Apps) trong Canva cung cấp đa dạng công cụ tích hợp
Các ứng dụng như Gradient Generator giúp tôi tạo chuyển đổi màu sắc mượt mà, và Text to Speech biến văn bản thành giọng nói một cách dễ dàng cho các bài thuyết trình hoặc video hấp dẫn.
7. Thay Đổi Kích Thước Thần Kỳ Với Magic Resize
Tôi vẫn nhớ những ngày phải mất hàng giờ để thay đổi kích thước và định dạng lại bài đăng Instagram hoàn hảo của mình cho Facebook, YouTube và các nền tảng khác. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi khi tôi đăng ký Canva Pro và bắt đầu sử dụng công cụ Resize của nó. Chỉ với vài cú nhấp chuột, tôi có thể lấy một thiết kế và ngay lập tức tạo các phiên bản có kích thước hoàn hảo cho nhiều nền tảng.
Tùy chọn Magic Resize trong Canva Pro giúp thay đổi kích thước thiết kế cho nhiều nền tảng
Cách hoạt động như sau: Tôi tạo thiết kế của mình, nhấp vào nút Resize, chọn các định dạng tôi cần, và thế là xong – Canva sẽ thực hiện phần việc nặng nhọc. Nó điều chỉnh kích thước, bố cục và tỷ lệ, mang lại cho tôi một điểm khởi đầu tuyệt vời cho bất kỳ nền tảng nào. Sau đó, tôi chỉ cần thực hiện những chỉnh sửa nhỏ để hoàn thiện từng phiên bản.
8. Sắp Xếp Nhanh Chóng Bằng Tidy Up Tool
Mặc dù các công cụ căn chỉnh của Canva giúp việc sắp xếp các yếu tố trở nên dễ dàng, nhưng công cụ Tidy Up còn tiến xa hơn bằng cách tức thì căn chỉnh và phân bố đều các đối tượng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Tất cả những gì tôi cần làm là chọn các yếu tố hoặc hộp văn bản cần phân bố đều, nhấp chuột phải vào vùng chọn, và nhấp vào Space evenly > Tidy Up. Canva ngay lập tức căn chỉnh và phân bổ mọi thứ đều đặn, tạo ra một bố cục gọn gàng, có tổ chức chỉ trong vài giây. Công cụ này xử lý cả căn chỉnh ngang và dọc, giúp tôi tiết kiệm thời gian và công sức điều chỉnh thủ công.
Công cụ Tidy Up trong Canva giúp sắp xếp và căn chỉnh đối tượng nhanh chóng
9. Kết Hợp ChatGPT Để Tạo Nội Dung Hàng Loạt
Một trong những mẹo tiết kiệm thời gian yêu thích của tôi là sử dụng ChatGPT để tạo nội dung hàng loạt. Ví dụ, nếu tôi đang thiết kế các bài đăng trên mạng xã hội cho một chiến dịch, tôi sẽ dùng ChatGPT để đưa ra các tiêu đề khác nhau và sau đó điều chỉnh chúng theo ý muốn.
Khi đã có nội dung, tôi thêm nó vào bảng tính Google Sheets và tạo tệp CSV. Sau đó, tôi chỉ cần sử dụng ứng dụng Bulk Create trong Canva và tải tệp CSV lên. Ngay lập tức, nó sẽ điền vào thiết kế của tôi với tất cả các biến thể nội dung tôi cần.
10. Sử Dụng Phím Tắt Bàn Phím
Sử dụng phím tắt bàn phím là một trong những cách tốt nhất để tăng tốc quy trình làm việc trong Canva hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác. Những phím tắt cơ bản như Ctrl + Z để hoàn tác và Ctrl + A để chọn tất cả là điều hiển nhiên, nhưng có những phím tắt khác đã tạo nên sự khác biệt lớn trong cách tôi làm việc hiệu quả trên Canva.
Ví dụ, Ctrl + G dùng để nhóm các yếu tố đã chọn, và Ctrl + Shift + G để bỏ nhóm chúng trong Canva. Khi tôi làm việc với nhiều trang, Ctrl + Enter nhanh chóng thêm một trang mới, trong khi Ctrl + Backspace loại bỏ nó. Một phím tắt hữu ích khác là Ctrl + D để nhân đôi các mục đã chọn ngay lập tức.
Các phím tắt Canva cơ bản giúp tăng tốc độ làm việc hiệu quả
Canva cũng cung cấp một trang trợ giúp liệt kê tất cả các phím tắt tiện dụng này theo danh mục, vì vậy bạn có thể dễ dàng tham khảo khi cần.
Dù rất khó để chọn ra một mẹo có tác động lớn nhất, nhưng những thủ thuật Canva này chắc chắn đã thay đổi hoàn toàn quy trình thiết kế của tôi. Nhờ đó, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào sự sáng tạo và ít hơn vào việc thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn đã thử áp dụng những thủ thuật nào trong danh sách này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách những mẹo này giúp tối ưu hóa công việc thiết kế của bạn nhé!
