Trong bối cảnh công việc ngày càng chồng chất và mọi nhiệm vụ đều đòi hỏi sự chú ý, việc tìm kiếm một phương pháp quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa để vượt qua sự quá tải. Thay vì loay hoay với hàng tá lựa chọn phức tạp, giải pháp đôi khi lại nằm ở một nguyên tắc đơn giản nhưng đầy mạnh mẽ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định thực hiện, và bắt tay vào hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ ưu tiên một. Đây chính là cách bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất đáng kể.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Nền Tảng Để Tăng Năng Suất
Quy tắc này vô cùng đơn giản: Tạo một danh sách các công việc được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ nhiệm vụ nào.
Không cần đến các mẹo phức tạp, hệ thống mã màu rườm rà, hay những ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi nhắc nhở. Tôi gọi đây là Quy tắc Danh sách Ưu tiên, và nó đã chứng tỏ hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc sắp xếp công việc và tối ưu hóa thời gian.
Bạn xác định những gì quan trọng nhất, cam kết tuân thủ thứ tự đó và bắt đầu thực hiện. Không dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà dựa trên những gì khẩn cấp nhất, có thời hạn nhất, hoặc được quản lý hay nhóm của bạn yêu cầu.
Đây là nơi mà hầu hết mọi người thường mắc sai lầm. Họ lập danh sách nhưng ngay lập tức muốn nhảy việc. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy quá nặng nề, nên họ chuyển sang Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác hài lòng tức thì trong khi tự thuyết phục bản thân rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, đó không phải là năng suất thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa động đến. Nhiệm vụ quan trọng phải nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này. Không có việc sắp xếp lại, không có thỏa hiệp. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo đúng thứ tự đã định.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn “ảo giác” về sự tiến bộ nhanh chóng. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn không còn lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách Ưu Tiên Và Trao Quyền Cho Nó
Bạn không thể tuân thủ một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong đầu bạn – dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là những ý tưởng. Ghi xuống tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc chuẩn bị công cụ trước khi xây dựng.
Hình ảnh một danh sách công việc chung chung trên giấy note
Khi danh sách đã hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải dựa trên việc gì trông thú vị hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà dựa trên mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự là ưu tiên hóa sự quan trọng của các nhiệm vụ. Đây là một phương pháp thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi: Việc gì cần được hoàn thành trước vì có người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ xuất hiện trong đầu chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu danh sách. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm nhiều ngày lãng phí công sức.
Hình ảnh một danh sách công việc đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên
Khi danh sách đã được chốt, thử thách thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó một cách đúng đắn. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút”, hoặc “Bây giờ tôi không có tâm trạng để làm Nhiệm vụ số 1, hãy làm Nhiệm vụ số 5 trước”. Họ nhảy việc và chọn lọc những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi sự chệch hướng đều đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu suất.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công việc bạn đã đầu tư. Đừng quyết định lại toàn bộ ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng thương lượng lại, đừng để nó làm vậy.
Ưu Tiên Công Việc: Khi Trao Đổi Quan Trọng Hơn Phán Đoán Cá Nhân
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn tự ngồi suy nghĩ, đưa ra quyết định và tự mình tiến hành. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho việc đáng lẽ có thể đợi cả tuần.
Bước này rất quan trọng: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần thiết yếu của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào có trọng lượng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó tương tự như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn hết là nên tiếp tục một cách cẩn trọng hơn là đình trệ. Hãy hỏi người quen thuộc với dự án để có quan điểm của họ và ghi lại tóm tắt những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động đó. Việc dành 60 giây để hỏi ý kiến còn tốt hơn nhiều so với việc mất hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do phán đoán thầm lặng gây ra.
Đừng Để Tâm Trạng Chi Phối Quyết Định Ưu Tiên Của Bạn
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa, và cạn kiệt năng lượng vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự công việc của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải những gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần trôi qua vô ích. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc sao cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo đúng ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua những nhiệm vụ khó khăn vì họ quá phân tâm hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì uốn nắn danh sách công việc để phù hợp với tâm trạng của bạn, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của bạn để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch làm những nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước nhanh ra ngoài một chút, bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ là tiến bộ đều đặn.
Tạo Đà Tiến Thay Vì Chờ Động Lực Xuất Hiện
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể biến động đáng kể. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, năng suất của bạn sẽ không ổn định và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên đà tiến.
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn; nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào làm và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến mấy – chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên trở nên dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn “ảo giác về sự tiến bộ”. Thật dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự thay đổi lớn, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến đến từ năng suất thực sự. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra động lực tiến về phía trước một cách có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và giành được sự tin tưởng trong môi trường kinh doanh của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến lâu dài đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Lệch Khỏi Lộ Trình, Hãy Bắt Đầu Lại Ngay
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại làm theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc này. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi lệch khỏi lộ trình.
Đừng sử dụng thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn; hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách của bạn và tái cam kết tuân thủ thứ tự đó.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ; bạn không cần phải tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào phương pháp hoạt động hiệu quả và luyện tập để kiên trì tuân thủ nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo danh sách của bạn, thiết lập thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự rõ ràng nhanh chóng thay thế sự hỗn loạn như thế nào.
